Normas de comportamiento en la oficina: una pequeña guía por el campo de minas de las meteduras de pata cotidianas
Un eructo sonoro después de un pequeño tentempié en el puesto de trabajo o en la oficina, adornar con abundantes gestos una historia de alcoba junto a la máquina de café, o el comentario desagradable sobre el estilo de vestir de la corpulenta secretaria de dirección: no hace falta tener conocimientos especializados en “normas de conducta en el puesto de trabajo” para saber que todo eso está totalmente fuera de lugar. También entran, aunque para algunos resulte más sorprendente, en la categoría de conductas “merecedoras de una amonestación” una palmada en el trasero de la becaria, tutear de forma despectiva a un subordinado o darle una patada a una papelera en plena reunión acalorada. Menos graves, pero igualmente inadmisibles, son las llamadas privadas a voz en grito que ofrecen a los compañeros de la oficina diáfana una visión demasiado detallada de las diferentes ideas sobre la limpieza de esa compañera que acaba de irse a vivir con su nuevo novio. O navegar por Internet para asuntos privados en el trabajo, aunque el final de la subasta online de la codiciada moneda conmemorativa del rey Luis caiga tan inoportunamente dentro del horario laboral. O esto, o aquello, o lo de más allá.
1. Reglas de la oficina diáfana: trampas traicioneras y especialidades regionales
El camino hacia el éxito está pavimentado con trabajo duro y numerosos desvíos que exigen un buen sentido de la orientación. Sin embargo, el propio pavimento —y eso lo sabe cualquiera que trabaje en equipo— también está sembrado de meteduras de pata. Esquivar estas situaciones con elegancia es una habilidad que muy pocas personas traen de serie. Cada día acechan zonas grises de la cortesía, por así decirlo, detrás de cada archivador y, debido a la gran cantidad de normas no escritas en la oficina, no siempre se reconocen a primera vista. Pero también en la empresa, como en cualquier otro grupo social, desde un club deportivo hasta la familia, son los valores y las normas los que marcan la vida cotidiana. Conviene conocer las más importantes, las que con el tiempo se han consolidado como estándares.
Por supuesto, también se puede exagerar todo y romperse la cabeza por cualquier detalle, por mínimo que sea. Por ejemplo, cuál es la forma más adecuada de saludar al jefe en el pasillo, si procede darle la mano al pasar o si es mejor un breve gesto con la mano o más bien un cordial asentimiento con la cabeza. Si todavía corresponde decir «Buenos días» o ya «Buenas tardes», o si al «¡Servus!» bávaro del superior conviene responder de la misma manera o si eso resultaría demasiado cercano. En muchos casos, un sentido de la cortesía bien entrenado y equilibrado ayuda a hacer lo correcto en cada situación. Pero, en general, toda persona que trabaje con otras en una empresa debería informarse sobre qué normas de trato se valoran en su entorno laboral. Porque esto también parece lógico: en las oficinas diáfanas rigen, naturalmente, reglas muy distintas que en una carpintería. Y, como demuestra el ejemplo de un sonoro eructo después de comer —que en la Edad Media todavía podía interpretarse como un cumplido hacia la cocina—, también las costumbres cambian con el tiempo, por lo que el manual de etiqueta personal en el trabajo necesita actualizaciones periódicas.
2. De pecados capitales y zonas grises
Para empezar, una selección de los peores frenos para la carrera profesional: frustración permanente, arrogancia, incapacidad para aceptar consejos, falta de respeto, chismorreo, impuntualidad, charlatanería, terquedad, una autoestima excesiva exhibida a los cuatro vientos o también inseguridad, impaciencia, cualquier tipo de drogas en el lugar de trabajo y desagradecimiento. Quien sepa evitar este repertorio, al menos no se ganará antipatías de forma inmediata. También conviene mantenerse alejado de las zonas limítrofes de estos comportamientos. Por ejemplo, es una absoluta falta de respeto sacar a relucir defectos físicos de un compañero. Así de simple, así de claro. Pero dentro del amplio campo de la falta de respeto también entran cosas como repantigarse con aire aburrido en la silla durante las reuniones, quedarse mirando el móvil en vez del rotafolio o detalles aparentemente tan banales como no mirar a los ojos a la otra persona durante una conversación.
También la transición de una cualidad en realidad positiva hacia el exceso puede encontrarse a veces en los matices. Palabra clave: seguridad en uno mismo. Sin duda resulta útil en una entrevista de trabajo y está bien valorada por los responsables de selección, pero llevada de forma constante a un extremo puede convertirse en un defecto. El jefe de departamento que sabe dirigir una reunión con seguridad hace bien su trabajo. El jefe de departamento que durante la reunión empieza a presumir de sus conocimientos o a pontificar, enseguida parece arrogante. Por eso, incluso en relaciones laborales de muchos años, es importante mantener las “antenas” sensibles.
Porque en este punto, un matrimonio o una relación duradera no se diferencian demasiado de una relación laboral prolongada: el peligro de acomodarse y concederse privilegios especiales por la mera antigüedad en la empresa es grande. Dicho de forma coloquial: el empleado que empieza a venir e irse cuando y como quiere, deja un caos tremendo en su escritorio y más trabajo a sus compañeros, se parece bastante al marido de chanclas y camiseta de tirantes acanalada que pregunta a su mujer por encima del ruido de la televisión cuándo va a estar lista por fin la comida.
3. Sobre las zonas grises y las normas internas de la empresa
Aunque la mayoría de estos ejemplos de normas en oficinas diáfanas pueden entenderse todavía por lógica y por un cierto sentido de lo que es apropiado —o no—, la cosa se complica un poco más cuando se trata de las normas internas de la empresa. En muchas empresas se han desarrollado reglas propias que en otras serían impensables. Si pensamos en el mundo del sector informático, aquí sin duda rigen normas distintas a las del sector bancario. Por ejemplo, hay empresas en las que todo el mundo, desde el jefe hasta el becario, se tutea. Si los recién llegados empezaran a tratar a los demás de usted de forma general, o aunque solo fuera en parte, resultaría fuera de lugar. Sin embargo, si empleados de una de estas “empresas de tuteo” pasan a otra en la que es habitual tratarse de usted, deberían adaptarse. En principio, la norma es la siguiente: siempre es importante observar cómo se hacen las cosas en la empresa en la que se trabaja en ese momento. En caso de duda, es mejor atenerse a las normas generales de cortesía y tender más bien a mostrarse reservado que invasivo. Por cierto, eso mismo también lo afirma una reconocida experta en el ámbito de la “etiqueta empresarial”.
4. Buenos consejos de una experta en el ámbito de la “etiqueta empresarial”
La formadora en comunicación Helga Schmidt es, entre otras cosas, directora del Business-Knigge-Institut y también forma a otros formadores en este ámbito. Como ejemplo de una norma interna de empresa menciona el tema del «dress code». «Si hay uniformes de trabajo, esta cuestión, por supuesto, no se plantea.» Si no es así, puede haber perfectamente trampas en las que los empleados no deberían caer. «Mi ropa debe ajustarse a la empresa. Pero incluso si no hay normas establecidas: un escote demasiado pronunciado no tiene cabida en una oficina y la falda no debe ser demasiado corta.» Como regla general, se considera que puede rozar las rodillas, pero no debería terminar por encima de la rodilla. «Los tacones de los zapatos pueden medir como máximo cinco centímetros. Tampoco está nada bien venir descalzo al trabajo. Salvo, claro, que trabaje en un chiringuito de playa.»
Si aun así se hace un comentario de mal gusto sobre el largo de la falda de una compañera, naturalmente se trata de una infracción de las normas. Helga Schmidt recomienda reaccionar de inmediato ante las insinuaciones. «Como persona afectada, debo dejar claro inmediatamente después del comentario o del acto que eso no es aceptable.» Aquí es muy importante, por un lado, marcar los límites, pero por otro mantener un tono objetivo y profesional. Si se repite, aconseja informar rápidamente al superior.
En general, la experta aconseja resolver los conflictos en el lugar de trabajo lo antes posible. «Si un colega se siente molesto por el mal comportamiento de otro colega, lo mejor es aclararlo en una conversación a solas.» Si eso no sirve, debe intervenir el superior directo. Esto se aplica a todos los temas en los que surjan conflictos. «Puede ocurrir que un colega huela mal, vista de forma inapropiada o venga a trabajar con zapatos abiertos.» Una reacción rápida evita que estos conflictos se agraven, lo que al final perjudica al trabajo. En general se aplica lo siguiente: los factores perturbadores tienen prioridad.
5. Información rápida – Entrevista breve
La entrenadora profesional de comunicación Helga Schmidt se ha especializado en el área de la «etiqueta empresarial» y forma a instructores en este campo. En esta breve entrevista ofrece una visión general del complejo ámbito del «comportamiento en la oficina».
¿Dónde se cometen más errores de comportamiento en las oficinas?
La mayoría de los errores y los más graves se cometen en las fiestas de empresa, cuando entra en juego el alcohol. Entonces, de repente, compañeros que al día siguiente se arrepienten mucho empiezan a tutearse, y eso crea un ambiente incómodo.
¿Cómo me dirijo a mi superior en un correo electrónico?
Bien, el ya muy extendido «Estimado» o «Estimada» como saludo en un correo a mi jefe o jefa resulta inapropiado. Es demasiado privado y le quita seriedad. Además, por lo general, un jefe o una jefa no ocupa ese puesto precisamente por ser especialmente amable. No, yo escribo «Muy señor mío» o la forma femenina correspondiente, o bien «Buenos días».
¿Qué pasa con la comida en el lugar de trabajo?
No es apropiado comerse un bocadillo en el puesto de trabajo. Sin embargo, en muchas oficinas no hay otra posibilidad. Así que, previo acuerdo, también está bien. Regla para oficinas diáfanas: la comida no debe suponer una molestia para los demás en la oficina. Ni por el olor ni por cualquier tipo de ruido. Se aplican las normas habituales de buena educación. Lavarse las manos antes y después de la comida también forma parte de ello.
¿Qué más es importante en el trato dentro de la oficina?
Si estoy sentado en una oficina diáfana, no debo hablar demasiado alto por teléfono ni mantener conversaciones privadas con demasiada frecuencia. La consideración hacia los demás es importante en una oficina grande. Si quiero algo de alguien, no grito de un lado a otro de toda la sala. También aquí se aplica la regla: quien quiere algo, se mueve. Cuando alguien llama, me identifico con mi nombre, mi apellido y digo «Buenos días». Si un desconocido o un cliente entra en la oficina, me levanto y lo miro cuando hablo con él.
Está claro que el comportamiento en la oficina es un campo muy amplio en el que hay muchas meteduras de pata posibles. Sí, pero saber comportarse bien no lo es todo. Con una actitud positiva también se perdona más de una infracción de las normas. Lo importante es conocer las reglas; así, siempre se puede adaptar lo que no encaje del todo.
6. Reglas para un buen ambiente de trabajo en la oficina de planta abierta
Una silla de oficina en una oficina de planta abierta supone para muchas personas un reto cotidiano. Quien lo asume con deportividad evita trampas y la frustración que pueda surgir. Como pauta básica de comportamiento, también aquí se aplica el imperativo categórico de Kant, que se resume en el dicho: «No hagas a los demás lo que no quieres que te hagan a ti». Así que: lo que molesta en los demás, uno mismo debería evitarlo a toda costa. Esto no se limita en absoluto a normas de cortesía como saludarse mutuamente o al tono con el que se trata a los demás, aunque, por supuesto, estos son un requisito previo. Quien entra en una sala debería saludar, aunque nadie se dé cuenta. Lo mismo se aplica a las despedidas: por lo general, siempre hay alguien que responde amablemente al saludo. Los superiores no llaman a sus empleados para luego mantener largas conversaciones telefónicas en su escritorio y hacerles esperar. La actitud servil hacia quienes ocupan puestos jerárquicamente superiores también suele estar mal vista. Las jerarquías no deben impedir la atención ni la cortesía. Así, el jefe de departamento debería sujetarle la puerta a la becaria si esta va equilibrando una pila de archivadores. Pero, además de las acciones concretas y de lo que no se debe hacer, el ambiente de trabajo está muy determinado por señales sutiles e impresiones sensoriales.
No solo resultan molestos hablar por teléfono en voz alta o mantener largas conversaciones privadas, también los colores y decoraciones “estridentes” con los que algunas personas intentan expresar su individualidad. Ni la galería de fotos de la familia ni una colección de las obras artísticas de los hijos o nietos deberían dominar el puesto de trabajo: una foto está totalmente bien, más ya es demasiado. Además de los olores de la comida, también molestan los perfumes o aftershaves intensos. La ropa con olor a humedad o sudor les hace la vida difícil a los compañeros. En los días calurosos, aquí solo ayudan un antitranspirante sin perfume en barra o roll-on, así como una camisa o blusa de recambio. Para los pies sudorosos existe polvo desodorante para pies, algo que en otros países hace tiempo que se considera totalmente normal.
Igualmente molestos son los movimientos o gestos que se repiten constantemente; también entran dentro de las reglas no escritas de la oficina diáfana. Por lo general, uno mismo apenas los percibe. Pero si se da cuenta de que siempre hace clic con el bolígrafo al hablar por teléfono, se enrolla mechones de pelo al pensar o recorre los pasillos haciendo tintinear el manojo de llaves, puede estar seguro de que sus compañeros ya están hartos de ello. Quitarse esa costumbre es difícil; aquí conviene dejarse ayudar por alguien que esté sentado solo a un mueble de oficina de distancia y se lo indique de forma amable y constante.
7. Normas de etiqueta en la oficina diáfana: la atención ayuda
Existen numerosas normas de comportamiento no escritas en lo que respecta a las oficinas de planta abierta. Para llevarse bien con los demás, el primer paso es ser consciente de que uno mismo puede molestar bastante a otras personas. Si un compañero hace algo que perjudica el trabajo o el estado de ánimo, conviene hablar con él al respecto: no cuando uno esté enfadado o desesperado, sino de la forma más tranquila y relajada posible y, si se puede, ofreciendo también dejar de hacer algo uno mismo. Hacer listas puede ayudar: ¿qué me molesta de los demás y qué reduce mi concentración? ¿Qué de eso hago yo también? Quien pueda, debería pedir consejo a alguien y comunicar claramente por qué lo pregunta, sin hablar de las costumbres molestas de terceros. Porque eso también es un no-go entre las normas de la oficina de planta abierta.