Planificar la oficina: de una habitación vacía a la oficina de sus sueños

¿Qué debe tenerse en cuenta al elegir la ubicación?

Según dónde se encuentre la ubicación de su oficina, habrá distintos requisitos para el mobiliario. Si se trata de planificar una oficina diáfana con atención al público, por ejemplo, conviene prever una zona de recepción atractiva, mientras que para una oficina en casa basta con una sencilla combinación de escritorio y silla de oficina. Un espacio de oficina puede presentarse en dos formas:

Oficina open space 

Una oficina open space suele ser un único espacio enorme en el que las distintas áreas solo se delimitan mediante armarios y separadores de ambientes. Este ambiente de trabajo abierto fomenta la comunicación entre las personas y puede reforzar la cultura de equipo y la cohesión. También puede ayudar a minimizar los procesos de decisión y las diferencias jerárquicas. No obstante, si prefiere un entorno de trabajo privado y especialmente tranquilo, una oficina one space es la mejor opción para usted.

Oficina one space

Una oficina one space es, como su nombre indica, un despacho independiente para una o dos personas. La privacidad resultante y el bajo nivel de ruido facilitan el trabajo concentrado. En actividades en las que se trabaja mucho con cifras, esto puede ser una ventaja. Sin embargo, en una oficina one space la comunicación entre las personas solo tiene lugar en la cantina, en la cocina office o en reuniones. Según la empresa, no obstante, esto puede ser perfectamente suficiente.

En resumen, al elegir los espacios puede afirmarse que las instalaciones deben poder adaptarse a la empresa. Además de las áreas de trabajo y una posibilidad para las pausas, en la mayoría de las empresas también se necesitan salas de reuniones y zonas de descanso. Una zona lounge y un área creativa adicionales también pueden ayudar a sus compañeros a aprovechar al máximo sus capacidades. Por área creativa entendemos una sala con mucho espacio para el pensamiento creativo, bocetos y notas. Estas pueden plasmarse mediante pizarras blancas o carteles. Además de las posibilidades para tomar notas, resultan ventajosas las mesas y los asientos combinables de forma individual y desplazables, para que el equipo pueda reunirse de manera distendida. En un estudio realizado en Suiza con más de 600 encuestados, el 66 % de los participantes afirma que agradecería disponer de espacios separados para trabajar con concentración. El 62 % de los encuestados desea espacios o zonas comunes atractivos para el intercambio espontáneo entre compañeros. La comunicación en un ambiente distendido tiene un efecto relajante y ayuda a abordar los enfoques de resolución de problemas con mayor objetividad.

Interiorismo: ¿qué muebles de oficina integra y cómo en su concepto de decoración?

Ahora que ya está perfectamente informado sobre dónde planificar su mobiliario de oficina, en el siguiente paso nos centraremos en el qué, es decir, en el equipamiento interior de su puesto de trabajo. Para montar una oficina en casa, apenas necesita más que un escritorio y una silla de oficina. En este sentido, le recomendamos que ponga el foco sobre todo en la ergonomía para apoyar de forma óptima su salud física y mental durante el trabajo. En su escritorio, preste atención además a la posibilidad de ajuste de altura, para que pueda trabajar de forma ergonómica y concentrada tanto sentado como de pie. Además, le recomendamos una alfombrilla protectora para el suelo, con el fin de protegerlo de los daños causados por las ruedas de la silla de oficina.

En una oficina comercial, una combinación de escritorio y silla de oficina no es suficiente, aunque hablaremos de ello más adelante. Primero vamos a centrarnos en el equipamiento del espacio. Las oficinas suelen estar equipadas con moqueta. Este tipo de suelo ofrece diversas ventajas, sobre todo porque reduce el nivel de ruido y amortigua los sonidos. También puede evitar la reverberación en una estancia. Además de mejorar la acústica del espacio, la moqueta favorece un ambiente acogedor y hace que el entorno de trabajo resulte más agradable.

Para la cocina, la zona de descanso y también la recepción, le recomendamos elegir un revestimiento de suelo más resistente, ya que en estas estancias se genera más suciedad. Aquí son adecuados, por ejemplo, el PVC o el vinilo; estos revestimientos robustos también destacan por su fácil mantenimiento.

Si dispone de una oficina open space grande, puede delimitar los distintos puestos de trabajo con separadores de ambientes, que además suelen tener propiedades de reducción del ruido. La superficie también puede dividirse en distintas áreas mediante armarios de oficina. Además, los armarios de oficina ofrecen mucho espacio de almacenamiento para, entre otras cosas, carpetas, documentos o material de trabajo. La zona del propio empleado se compone de muebles de oficina similares a los de una oficina en casa. También aquí debe darse especial importancia a la funcionalidad y la ergonomía, para que usted y sus compañeros puedan trabajar siempre de forma saludable y productiva. Para poder planificar el mobiliario de oficina, también puede preguntar por las necesidades individuales de los empleados. Mientras que una persona queda completamente satisfecha con una sencilla combinación de escritorio, silla de oficina y cajonera con ruedas sobre una alfombrilla protectora para el suelo, otra puede trabajar de la forma más eficaz sobre una pelota de asiento o un taburete de trabajo. Al tener en cuenta la opinión de los empleados, podrá planificar su mobiliario de oficina y, al mismo tiempo, reforzar el vínculo de los trabajadores con la empresa. Como ya se ha mencionado, el puesto de trabajo debe estar diseñado ergonómicamente en cualquier caso. Esto puede lograrse fácilmente con un escritorio eléctrico de altura regulable y una silla de oficina ergonómica de alta calidad. Al incorporar además plantas y, de forma puntual, también artículos decorativos, la oficina ganará en sensación de bienestar y, además, contribuirá a que sus compañeros estén más satisfechos.

Consejo de experto:

Si se encuentra en plena planificación de su mobiliario de oficina, le recomendamos tener en cuenta las cabinas telefónicas insonorizadas. Estas cabinas son perfectas para participar en reuniones o conferencias telefónicas largas en una oficina Open Space. Gracias a sus propiedades de aislamiento acústico y reducción del ruido, disfrutará de una acústica perfecta y no se verá interrumpido en conversaciones importantes. Al mismo tiempo, la concentración de sus compañeros durante el trabajo no se verá afectada por diálogos parciales.

Después del qué viene el cómo. En el siguiente capítulo descubrirá cómo colocar correctamente los muebles de oficina. Según esté planificando el mobiliario de oficina para un despacho individual o para una oficina diáfana, hay distintos consejos que le ayudarán con la colocación. En una oficina Open Space debe procurarse que haya suficiente espacio entre los distintos puestos de trabajo para que los empleados no se sientan agobiados ni limitados en su actividad. En cualquier espacio es importante colocar el escritorio en ángulo recto con respecto a la ventana, ya que no favorece el trabajo que los rayos del sol dificulten la visión de la pantalla o incluso deslumbren al empleado. La incidencia de la luz solar sobre la pantalla también dificulta la visibilidad y, por tanto, la propia actividad. Temas como la altura óptima del asiento o la altura ideal del escritorio ya se han tratado en detalle en artículos de asesoramiento específicos. Por eso, aquí no se desarrollan más. Para ofrecerle una idea de cómo puede ser la planificación del mobiliario de una oficina, le mostramos ahora algunos ejemplos.

	Como puede verse en esta imagen de ejemplo para el entorno de Home-Office , el escritorio está colocado en ángulo recto para que el hombre pueda ver todo en su portátil. Si observa con más detalle la imagen de al lado, aquí se utiliza un escritorio de altura regulable con estructura en T y un balón de asiento como alternativa a la silla de oficina. Este también favorece una postura correcta al sentarse, al igual que una silla de oficina ergonómica.
	Aquí hay una oficina Open Space  representado. Aquí se trabaja en filas, que dejan suficiente espacio para moverse. También aquí los escritorios están colocados correctamente y llevan integrados pequeños tabiques para delimitar las zonas.
	El gráfico contiguo muestra una oficina One Space para una persona. Al igual que en los ejemplos anteriores, el escritorio está colocado correctamente. También hay una silla de oficina ergonómica, que favorece una postura saludable al sentarse y contribuye a un trabajo productivo.
	Aquí se representa una sala de reuniones creativa. La pizarra blanca ofrece espacio para tomar notas. La pequeña mesa de conferencias invita a mantener reuniones creativas en equipo y fomenta el pensamiento conjunto.