¿Escritorio caótico, trabajo caótico?

Existe esa imagen del lugar de trabajo de Albert Einstein. Tomada el día de su muerte, el 15 de abril de 1955, muestra el escritorio del padre de la teoría de la relatividad o, mejor dicho, el caos en cuyo centro el físico teórico llevaba a cabo sus investigaciones. La silla de oficina de Einstein marca el centro de varios círculos concéntricos de pilas de papeles, montones de hojas sueltas, libros apilados y cuadernos. Las estanterías del fondo parecen ordenadas de forma precaria y apresurada, más como un lugar de almacenamiento momentáneo que como un orden duradero. En una pizarra situada detrás de su silla de escritorio se ven fórmulas y pensamientos escritos con tiza blanca. Un genio necesita un caos creativo para funcionar, según una idea muy extendida. El estudio de una psicóloga de la University Of Minnesota respaldaría esta tesis. Sin embargo, por desgracia, muchos jefes suelen verlo de forma completamente distinta y les gusta entender el estado de un escritorio como la tarjeta de visita de un empleado. Su tesis, según la cual los caóticos crónicos en el lugar de trabajo son desorganizados, descuidados y, en general, más bien débiles de carácter, también está respaldada por estudios. Un acercamiento a la verdad, en algún punto intermedio.

• Una teoría: la creatividad surge del caos
• La otra teoría: el desorden frena la productividad
• ¿Y el punto intermedio? ¡Difícil ponerlo en orden!

Una teoría: la creatividad surge del caos

Hay muchos ejemplos que respaldan la idea de que las mentes creativas también cuentan con un entorno de trabajo, digamos, creativo. Una imagen en la que aparece, por ejemplo, el genio de Apple Steve Jobs en su lugar de trabajo de casa presenta una sorprendente similitud con el escritorio de Einstein, salvo por un enorme iMac delante de él en lugar de una pizarra detrás. Incluso las estanterías de libros de la pared del fondo están “ordenadas” según el modelo de archivo einsteiniano. Al cerebro de „The Daily Show“ en EE. UU., el humorista, actor, escritor y director Jon Stewart, al parecer le gusta lo salvaje y colorido: un portátil en el centro, un ordenador de sobremesa a su izquierda y diversos objetos como un tarro de caramelos, un casco de obra, un dispensador de jabón y una lata de bebida descansan sobre pilas de papeles amontonadas sin orden. También el espacio de Karl Lagerfeld es colorido, aunque muy estructurado. Muestras de tela de colores se apilan hasta metros de altura, divididas meticulosamente en montones de la misma altura dentro de una estantería claramente estructurada.

Por supuesto, también hay contraejemplos: John Lennon, por ejemplo, al parecer no necesitaba para su trabajo más que la esquina de una mesa, sobre la que había un bloc, un bolígrafo y una copa de vino. El estuche de guitarra al fondo, junto con una lámpara de pie, una silla y un amplificador, compone una imagen general tranquila que podría servir de modelo para un bodegón, mientras que su mujer, Yoko Ono, por su parte, llena toda una mitad de la mesa con blocs de notas, libros y papeles, fiel al cliché del artista.

Si se da crédito al estudio de una profesora de la University Of Minnesota, no solo los puestos de trabajo de las personas son tan diferentes como sus propios dueños. Kathleen Vohs quería demostrar que el desorden total incluso estimula la mente. La psicóloga pidió a un grupo de participantes que realizara un experimento y les encargó encontrar usos para pelotas de ping-pong fuera del deporte. A una mitad de los participantes la envió a una oficina impecablemente ordenada, y a la otra a una bastante desordenada. El resultado fue claro: mientras que ambos grupos consiguieron aproximadamente el mismo número de propuestas, las del equipo de la oficina caótica eran bastante más originales. A través de este y otros experimentos, la científica llegó a la conclusión de que un entorno ordenado conduce más bien a un resultado de trabajo tradicional, mientras que un entorno desordenado favorece un resultado más poco convencional o menos habitual.

La razón es, al parecer, un fenómeno psicológico: por naturaleza, las personas tienden al orden. Si falta tiempo para poner orden porque otras tareas tienen prioridad, o si el desorden es sencillamente demasiado grande, el cerebro cambia de estrategia y busca el camino más corto hacia la solución. En resumen: también los pensamientos siguen caminos cortos, pero pueden inspirarse en un entorno caótico para elegir vías poco habituales.

La otra teoría: el desorden frena la productividad

Sin embargo, los estudios de Kathleen Vohs también arrojaron otra conclusión. Con nuevas investigaciones descubrió que los trabajadores desordenados son más tacaños que los ordenados y que además suelen alimentarse peor que sus compañeros amantes del orden. Esto, por supuesto, vuelve a dar la razón a quienes siempre han sospechado que un entorno de trabajo desordenado no es más que uno de tantos síntomas de una debilidad de carácter. Sobre todo entre los superiores, esta regla general sigue muy arraigada, a menudo acompañada de afirmaciones como: "...y, además, una persona desordenada pasa más tiempo buscando que trabajando". También en esto parece haber algo de verdad, como muestra un estudio del Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung.

Sus investigaciones revelaron que el caos en el lugar de trabajo realmente cuesta mucho tiempo de trabajo. La explicación oficial no sorprenderá a nadie: en los escritorios desordenados se pierde más tiempo buscando, con materiales de trabajo que faltan o sobran, que en los ordenados. Por cierto, esto también se aplica a un sistema caótico de archivo de documentos en el ordenador. Lo llamativo, sin embargo, es la cantidad de tiempo de trabajo que se desperdicia así: de media, se pierden unos 70 días laborables al año buscando en escritorios desordenados; el instituto calcula a partir de ello un 10 por ciento del tiempo total de trabajo.

¿El punto intermedio? ¡Difícil de ordenar!

La verdad probablemente se encuentre en algún punto intermedio. Por supuesto, no todos los compañeros que trabajan entre una montaña desordenada de hojas sueltas y miles de Post-its son un genio creativo; y, por otro lado, incluso en el puesto de trabajo más ordenado puede sentarse una persona sumamente desmotivada e ineficiente. Pero también está claro: todo se puede llevar al extremo. Si el desorden es tan grande que entorpece el flujo de trabajo, incluso el más empedernido caos de escritorio tiene que poner orden. Y, por otro lado, el fanático del orden no debería dedicar más tiempo a organizar el escritorio que al propio trabajo. Lo ideal, y en eso coinciden los expertos, es una acción periódica, coordinada y contundente que despeje tanto el escritorio como la mente.

Consejo de expertos: despeje su escritorio

¡Empiece con concentración!

Para que tenga la oportunidad de trabajar de la forma más eficaz y sin interrupciones posible, su mesa de trabajo debería estar lo más despejada posible. Coloque aquí solo las cosas que realmente necesite y que quiera resolver cuanto antes.
Las cosas que llevan años almacenadas allí sin que nadie les preste atención pueden desecharse sin problema. Los objetos que necesite con más frecuencia deberían estar al alcance de la mano.