Home Office: trabajar desde casa, pero bien

Información útil sobre el tema del "Home Office"

No está claro qué explica exactamente el escepticismo de los empleadores alemanes y también de algunos trabajadores frente al teletrabajo. Tras un entusiasmo inicial por el modelo flexible de "Home Office", que permite a los empleados sin una buena razón para estar obligados a acudir a la oficina trabajar desde su despacho en casa, vuelven a aparecer viejos prejuicios. Según las encuestas, los empleadores suponen que sus empleados rinden menos en el escritorio de casa que bajo supervisión, aunque numerosos estudios demuestran lo contrario. Pero también entre los compañeros se extiende cada vez más un mal ambiente hacia quienes trabajan desde casa. Fieles al lema "Mientras nosotros nos dejamos la piel aquí, otros se lo toman con calma", en la mayoría de los casos se critica sin ningún fundamento.

Frente a ello, se refuerza una visión alemana muy antigua que considera que la mera presencia en el puesto de trabajo equivale a ser "aplicado" y deja en segundo plano el rendimiento real. Y, de hecho, casi todo el mundo conoce en su círculo de compañeros o conocidos a alguien que, por así decirlo, vive en el trabajo. Y, según los hechos, este comportamiento incluso se recompensa: en Alemania, según diversos estudios, sigue ascendiendo o recibiendo una subida salarial quien pasa más tiempo en el puesto de trabajo. Naturalmente, también se investigó si estos candidatos trabajan realmente y cuánto. El resultado no sorprende: la productividad real suele ser menor. Las actividades de ocio realizadas durante la jornada laboral, como las pausas, navegar por internet para asuntos privados o las conversaciones interminables con compañeros, por encima de los escritorios o en el pasillo, son considerablemente más frecuentes que entre los compañeros que querían terminar su jornada a una hora determinada.

Naturalmente, el modelo de «Home Office» también puede salir claramente mal. El ejemplo más evidente es el de la familia joven que cree que podrá compaginar mejor a los niños y las tareas del hogar con el trabajo. En muchos casos, esto se queda en teoría. Porque quien está presente, aunque sea detrás de una puerta en su propio despacho en casa, también está accesible. Los autónomos y los profesionales creativos que trabajan desde su estudio en casa lo saben bien: «Qué bien lo tienes, puedes trabajar cuando quieras», se suele decir, por ejemplo, cuando aparece una visita espontánea en la puerta o la pareja quiere delegar una tarea. Frente a eso están una entrega o un avance de trabajo acordado de forma vinculante. Entre estos frentes, por un lado la familia se ve sometida a presión, porque no se cumplen las expectativas sobre la nueva situación laboral. Por otro lado, el trabajo se resiente, porque la concentración solo es posible de forma limitada o no es posible en absoluto.

2. ¿Tengo derecho al Home Office?

Sin embargo, si el trabajador respeta unas cuantas reglas básicas, se pueden minimizar los obstáculos en el camino hacia un trabajo productivo desde casa. No obstante, antes de que los empleados desempeñen su trabajo total o parcialmente desde casa, también deben aclararse algunos principios básicos. Esto se debe a que para el modelo laboral relativamente reciente del «Home Office» todavía no existen leyes propias ni directrices establecidas por asociaciones empresariales. En consecuencia, los trabajadores tampoco tienen, a diferencia del trabajo a tiempo parcial, derecho a que la dirección apruebe el trabajo en el escritorio  permitido. Por eso, cada caso es único y debe negociarse individualmente con los superiores. Esto incluye el número de días y las condiciones marco. Los expertos recomiendan que los trabajadores insistan en que los puntos acordados queden por escrito.

Después de ir al jefe, toca ir al arrendador

El siguiente paso debería ser acudir al arrendador. Aunque, en principio, no es necesario informar al propietario de la casa o de la vivienda de si el inquilino utiliza el espacio solo como vivienda o también para trabajar, por supuesto siempre que no haya visitas de clientes ni visitas regulares de superiores. Según Silvia Wiedenmann, jefa del departamento de "administración de inmuebles" de la inmobiliaria "Anders Wohnen" en Weilheim, para el "uso conforme al destino" de la vivienda sí importa si alguien se sienta por la noche durante una o dos horas en una silla de escritorio en su puesto de trabajo o si lo hace durante todo el día, varias veces por semana. Porque al final de un contrato de alquiler, se examinan detenidamente los signos de desgaste en los suelos, las paredes y los accesorios de la vivienda. Especialmente en los suelos, según la experiencia de la administradora de inmuebles, siempre surgen discusiones. Los muebles especiales para home office pueden ayudar en este caso.

El siguiente ejemplo: un inquilino ha instalado un puesto de trabajo en el salón, donde después de la jornada laboral pasa una o dos horas frente al ordenador, hace algunas compras, responde correos privados, juega a un videojuego de PC o consulta cotizaciones bursátiles. Dependiendo de si ha instalado en su silla de oficina ruedas adecuadas para el suelo o una alfombrilla de protección  si se tiene debajo del puesto de trabajo, el suelo bajo esa zona sufrirá un desgaste mayor o menor. Para prevenir posibles conflictos al mudarse, conviene no solo utilizar el equipo adecuado, sino también apostar por la comunicación. “Si un inquilino alquila una vivienda para fines exclusivamente privados, el arrendador recibe una contraprestación en forma de alquiler y debe aceptar que la vivienda se desgaste conforme a su uso previsto.”

Según este ejemplo, el suelo bajo el puesto de trabajo privado debería presentar únicamente signos de desgaste de leves a moderados, dependiendo de la duración del contrato de alquiler. “La situación es distinta cuando un inquilino pasa ocho o nueve horas al día rodando con una silla de oficina sobre el suelo; sobre todo en suelos de madera auténtica, esto deja marcas evidentes. En ese caso aparecen arañazos en el parqué, que ya no tienen nada que ver con el desgaste normal”, explica Silvia Wiedenmann. La cuestión clave es la siguiente: “Si se informó al arrendador de que el inquilino trabaja en home office, el suelo de la vivienda también se habrá desgastado ‘conforme a su uso previsto’ aunque se aprecien mayores signos de desgaste bajo el puesto de trabajo.” La experta recomienda dejar por escrito los acuerdos correspondientes, preferiblemente en el contrato de alquiler.

La cuestión del material también es una cuestión de costes

Ahora que ya están claras las condiciones marco para el home office, se ha encontrado un lugar adecuado para el puesto de trabajo en casa y se han alcanzado acuerdos con la familia sobre el “cómo” y el “cuándo”, llega el momento de la planificación concreta: ¿basta con el viejo escritorio  también para tareas más largas, ¿es lo suficientemente grande, está suficientemente iluminado, se puede ajustar de forma ergonómica? ¿La silla de oficina encaja bien, tiene suficientes opciones de ajuste y cuenta con las ruedas adecuadas para el tipo de suelo correspondiente? Si es necesario realizar nuevas adquisiciones, estas corren a cargo del empleado, aunque, por supuesto, solo si el empleador no ha aceptado asumir total o parcialmente los costes.

Lo mismo se aplica a la impresora, el escáner, el PC, el teléfono, el móvil o también a la conexión a Internet. Si hay que adquirir modelos más potentes o contratar un ancho de banda mayor, por lo general también lo paga el empleado. También es objeto de negociación quién asume los costes de papel, tóner o material de escritura. En cambio, no hay discusión en lo que respecta a la protección laboral y la discreción: ambas deben estar garantizadas también en el puesto de trabajo en casa. Especialmente en el tema de la «protección de datos», tanto empleados como empleadores deben actuar con cuidado. Los secretos empresariales son información que debe protegerse estrictamente también en espacios privados; por consiguiente, los documentos sensibles no deben dejarse desatendidos ni al alcance de otras personas que no sean el empleado. Los datos de la empresa almacenados en el ordenador deben estar protegidos conforme a los estándares técnicos actuales. También en este caso son recomendables acuerdos claros sobre el procedimiento a seguir; en este asunto, los tribunales laborales no admiten frivolidades.

La cuestión del horario laboral y los impuestos

En lo que respecta al horario de trabajo, también conviene dejar claros de antemano algunos acuerdos: ¿hay un horario fijo, se aplican franjas horarias centrales y qué trabajo debe completarse y para cuándo? Si en el acuerdo figuran ocho horas, el empleado también debe trabajar ocho horas. Aunque el empleador puede exigir una prueba de ello, no es posible comprobarlo de forma concreta. Por eso, y ahí radica precisamente la dificultad mencionada al principio, en este punto es necesaria una base sólida de confianza entre empleador y empleado. Para posibilitar la comunicación entre el compañero que trabaja desde casa y los empleados o superiores, los expertos recomiendan fijar de antemano franjas horarias concretas en las que el teletrabajador deba atender el teléfono o responder a los correos electrónicos con rapidez.

En cuanto a los aspectos fiscales del puesto de trabajo en casa, conviene tener presentes dos principios básicos: si para la actividad profesional o empresarial se dispone de otro lugar de trabajo además del home office, el escritorio de casa no puede desgravarse. Si este no es el caso, puede deducirse una parte a efectos fiscales. Sin embargo, si la oficina en casa es el centro de toda la actividad profesional, los costes pueden deducirse sin limitación. Para los empleadores resulta interesante la siguiente variante: un despacho puede alquilarse al empleador, siempre que se cuente con el consentimiento del propietario de la vivienda; de este modo, en determinadas circunstancias, puede deducirlo fiscalmente. Para aclarar con exactitud las circunstancias, es imprescindible hablar con el asesor fiscal correspondiente.

Home Office: ventajas e inconvenientes

Como se ha podido comprobar, trabajar en home office está sujeto a algunos requisitos. Si conoce estas condiciones, probablemente querrá profundizar de nuevo en el concepto del home office. Para ayudarle, a continuación encontrará algunas ventajas e inconvenientes generales de trabajar desde casa: