Orden sistemático para encontrar rápidamente todas las cosas y documentos
INFORMACIÓN ÚTIL SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA
Trabajar en oficinas con un diseño ineficiente del puesto de trabajo cuesta tiempo, energía y, no menos importante, también dinero. Si para usted es importante trabajar con el menor estrés posible y de forma concentrada, una organización específica en la oficina o en el escritorio puede ser la solución. Un área de trabajo bien concebida y diseñada permite trabajar de forma concentrada y también motivada, lo que a largo plazo beneficia a todos los implicados.
Contenido
1. El diseño correcto del puesto de trabajo
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Muebles y equipamiento eficientes
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Sistema de archivo para la organización de la oficina
2. Organización sistemática en el puesto de trabajo
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Estructura sobre la mesa
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Gestión del material de oficina
3. Gestión del tiempo y fijación de objetivos
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Planificación del tiempo de trabajo
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Enfoque en la consecución de objetivos
4. Conclusión – El ABC de la organización de la oficina
El diseño correcto del puesto de trabajo
MUEBLES Y EQUIPAMIENTO EFICIENTES
En la organización de la oficina, los muebles de oficina desempeñan un papel decisivo. Quien se sienta en una mesa que no está diseñada ergonómicamente suele distraerse del trabajo por dolores o, al menos, por una postura sentada incómoda a largo plazo. Entre los consejos relevantes para la organización de la oficina se incluye, además de una mesa adecuada, una silla de oficina apropiada, ajustada a su postura y estatura individuales, que le permita trabajar cómodamente. La utilidad del mobiliario ergonómico para sentarse no solo aparece cuando ya es demasiado tarde y los dolores debidos a una mala postura durante horas llevan tiempo instaurados.
Tienen principalmente un efecto preventivo y garantizan que pueda trabajar sin tensiones ni problemas posturales. Además, la iluminación de oficina también forma parte de un orden eficaz en el puesto de trabajo. Es parte de una organización de oficina funcional y un aspecto relevante en el marco de la seguridad laboral. Un concepto de iluminación adecuado sirve para mantener su rendimiento y contribuye de forma esencial al bienestar durante el trabajo.
ORGANIZACIÓN DE OFICINA SISTEMA DE ARCHIVO
Una parte importante del orden en la oficina y en el puesto de trabajo se consigue mediante un sistema de archivo adecuado. Garantiza que los documentos y materiales de trabajo necesarios estén rápidamente accesibles y, por tanto, contribuye a una gestión eficaz de la información. Un concepto adecuado requiere una sistemática que se adapte a usted y a su forma de trabajar y que, si es necesario, también pueda aplicarse a sus compañeros. Los consejos eficaces de organización de oficina para el archivo pueden abarcar tanto documentos en papel como datos digitales.
Utilice un concepto con una estructura de organización diseñada, por ejemplo, por clientes o por áreas temáticas. Funciona como un sistema modular y puede ampliarse y completarse según sea necesario. Actualice su archivo al final de cada jornada laboral y elimine la información que ya no sea relevante para mantener su sistema de archivo siempre al día. Acostúmbrese también a incorporar los nuevos contenidos a su sistema lo antes posible.
Organización sistemática en el puesto de trabajo
ESTRUCTURA SOBRE LA MESA
Para que tenga la oportunidad de trabajar de la forma más eficaz y sin interrupciones posible, su mesa de trabajo debería estar lo más despejada posible. Además del ordenador, el teléfono y el material de escritura, solo deberían estar los expedientes y documentos necesarios para ese día en concreto. Por lo general, no necesita un sistema de bandejas de varios niveles ni una colección de distintos blocs de notas.
Utilice un único cuaderno y el sistema de archivo que prefiera; todo lo demás solo contribuye a la falta de claridad. A muchas personas les funciona bien etiquetar sus documentos con distintos colores, mientras que otras valoran un sistema ordenado de separadores. Para la organización de su oficina, utilice herramientas que le faciliten el trabajo, no que lo compliquen aún más. También una buena gestión del cableado puede ayudar a mantener ordenado el puesto de trabajo. Esto se aplica especialmente cuando se utiliza mucha tecnología.
MANEJO DEL MATERIAL DE OFICINA
La organización en la oficina se apoya en archivadores, registros de archivo, cajoneras con ruedas y los materiales sobre la mesa. Aquí conviene tener cerca únicamente los armarios que sean relevantes para su trabajo. En muchas oficinas hay metros y metros de carpetas que hace tiempo podrían estar ya en el archivo. Descárguese con un sistema de armarios claro y ordenado en el que encuentre de inmediato lo que necesita. Sobre su mesa, lo ideal es que solo haya el material de escritura que realmente utiliza. Deshágase siempre de lo que esté defectuoso y ya no se necesite. A menudo, al principio esto supone bastante más de la mitad de las existencias. Si tiende al caos creativo, procure ordenar su puesto de trabajo al final de cada día y dejarlo preparado para la siguiente jornada. Esto no solo favorece un buen comienzo al día siguiente, sino que también deja una sensación de cierre perfecta para empezar el merecido descanso tras la jornada laboral.
Gestión del tiempo y definición de objetivos
PLANIFICACIÓN DE LA JORNADA LABORAL
Una organización de oficina eficaz no solo incluye el orden en la oficina y la organización del puesto de trabajo, sino también un uso eficiente del tiempo disponible. Un plan semanal puede ayudarle a estructurar las tareas pendientes dentro de un concepto temporal lógico. Para ello, puede reservar un horario fijo para las tareas rutinarias diarias, por ejemplo la gestión de correos electrónicos y llamadas telefónicas. También puede prever otro periodo de tiempo para proyectos de trabajo y reuniones. Además, resulta útil dejar un margen para pausas e imprevistos.
Una pequeña parte del tiempo de trabajo debería quedar libre y sin planificar. Puede recurrir a ella si en algún momento el tiempo se vuelve escaso o si, por la naturaleza de su actividad, necesita en general cierto margen. Tómese el tiempo necesario para elaborar un plan semanal que divida los temas en bloques adecuados y comience cada jornada laboral con una planificación diaria que incluya la correspondiente lista de tareas pendientes.
CENTRARSE EN LOS OBJETIVOS
Para el plan de tiempo elaborado, se recomienda un enfoque estructurado en relación con las distintas áreas de actividad. Al llevar a cabo el trabajo pendiente, es fundamental tener presentes los objetivos reales desde la perspectiva de un análisis coste-beneficio. Las tareas pueden dividirse en diferentes niveles de relevancia. No se llevan a cabo porque formen parte de la rutina diaria desde hace mucho tiempo, sino porque siguen siendo relevantes. Los procesos ineficientes deben cuestionarse e incluso eliminarse.
Si es necesario, las tareas pueden delegarse y repartirse entre varias personas. Despídase de hacer demasiadas cosas a la vez. Ha demostrado ser eficaz centrarse en un único objetivo y realizar el trabajo correspondiente de forma sistemática y, sobre todo, individual. Cuantas más áreas tengan que funcionar en paralelo, más problemático resultará alcanzar el objetivo diario previsto. Dedique al menos una hora al mes a revisar críticamente su forma de trabajar y, si es necesario, mejorarla.
Conclusión: el ABC de la organización de la oficina
Para garantizar una jornada laboral productiva y afrontar bien la carga de trabajo diaria, una organización eficaz de la oficina es imprescindible. Facilita sus procesos de trabajo, elimina el exceso de ladrones de tiempo derivados de la falta de estructura y contribuye a mejorar su rutina diaria. Contar con los productos adecuados, desde una silla apropiada hasta el sistema de archivo perfecto, también le facilita el trabajo.
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Los sistemas de organización ayudan a estructurar.
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Los escritorios ordenados favorecen un trabajo concentrado.
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Un mobiliario adecuado garantiza una forma de trabajar ergonómica y saludable.
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Una buena planificación del tiempo hace que los procesos sean más eficaces y eficientes.
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Romper con la rutina y fijar objetivos optimiza el trabajo.
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La organización adecuada de la oficina ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
Por último, una oficina ordenada también aporta un notable aumento de la satisfacción. La sobrecarga y el caos solo son fáciles de gestionar para muy pocas personas. Para la mayoría, un entorno de trabajo agradable y estructurado es útil y de gran apoyo.