¿Escritorio limpio?

La experiencia lo enseña, los jefes lo exigen y numerosos estudios lo demuestran más o menos claramente: el lugar de trabajo debe limpiarse periódicamente. Es cierto que los partidarios de la teoría de que un cierto grado de orden primario en un escritorio favorece la creatividad no se equivocan. Sin embargo, también es cierto que cuando hay cierto nivel de caos la productividad en el lugar de trabajo se ve seriamente perjudicada. De vez en cuando, hasta el más bello desorden creativo tiene que dar paso a un orden meditado. Cuando se trata de “la pequeña limpieza del escritorio”, los expertos recomiendan una acción rápida y bien pensada.

Es divertido empezar la siguiente jornada laboral relajado y con orden en tu lugar de trabajo. No hay duda. Pero ¿qué te parece empezar cada día de tu vida relajado, equilibrado y armonioso?

• El sistema de cuatro campos para un éxito rápidomi
• ¿Por qué debo mantener el orden en la oficina?
• ¿Cómo creo orden en la oficina?
• ¿El orden en el lugar de trabajo promueve la concentración?
• Conclusión

El sistema de cuatro campos para un éxito rápido

Una cosa es inmediata: un poco de orden no pone orden en el lugar de trabajo y, en el mejor de los casos, retrasa el problema. Además, un rincón limpio no contribuye a un lugar de trabajo sensato y organizado. Implementado como un proyecto concreto, incluso la peor limpieza de escritorio no lleva más de tres horas. El suelo delante del escritorio se convierte en su mejor amigo y ayudante, por lo que recomendamos aspirar primero el suelo alrededor de la superficie de trabajo. A continuación se retira por completo todo el escritorio, sus cajones, armarios bajos y la superficie de trabajo. Sin embargo, de poco sirve tener todas tus pertenencias en tus manos y luego volver a colocarlas donde estaban.

Un sistema de cuatro campos ayuda a clasificar y desechar. El suelo alrededor del lugar de trabajo se divide en cuatro campos imaginarios, a cada uno de los cuales se le asigna un significado: “Residuos”, “Reenvío”, “Importante” y “Agudo”. Esto significa que cada elemento, desde el post-it individual hasta la calculadora, se guarda en uno de estos campos para poder guardarlo más tarde. Los expertos recomiendan pensar de antemano en un sistema, ya sea de izquierda a derecha o de fuera hacia dentro, no importa. Lo principal es que cada hoja, cada bolígrafo, cada archivo y cada carpeta de archivos se retira del lugar de trabajo individualmente y solo se recoge una vez. No hay pilas intermedias, sólo lleva tiempo. El término “desperdicio” se explica por sí mismo. El “reenvío” recoge todo lo que se puede delegar o debe llevarse a otro lugar, como el archivo, la biblioteca o la estantería.

Las cosas que deben volver a guardarse en el cajón o en el escritorio y en las que se debe trabajar después de la pequeña limpieza del escritorio se colocan en el cuadrado de la cuadrícula como "Importante" al realizar el pedido en el lugar de trabajo. Si quieres, puedes aprovechar que ya has pensado brevemente en el tema en cuestión y anotar el siguiente paso en un post-it y pegarlo. Esto ahorra un poco de tiempo para seguir trabajando, pero tenga cuidado: no se vuelva loco, sólo una o dos palabras clave y nada de novelas elaboradas. “Akut” recopila cosas que se pueden hacer inmediatamente o inmediatamente después de la operación de limpieza y que requieren menos de unos minutos: sellar, firmar y enviar una carta, concertar una cita o posponer una reunión, por ejemplo.

Entonces, aquí vamos: ¿El recibo de las gomitas y las pastillas para la tos? ¡Desperdiciar! ¿Las pastillas para la tos? Si todavía son comestibles: páselos y llévelos a casa. Si tienen una capa mate o huelen algo extraño: acude al recibo. Un bolígrafo que ya no sirve y para el que querías buscar una nueva recarga: desperdicio. La carpeta con ideas para nuevos proyectos: pega un post-it, “¡limpia!” escríbalo en él y colóquelo en el campo "Importante". ¿Un archivo en el que el post-it “urgente” ya parece un poco crujiente? Leer y avanzar, es decir, delegar, o entrar en el campo importante.

Una vez que se ha limpiado completamente la superficie de la mesa, se han vaciado los cajones y el archivador está libre de elementos viejos, el siguiente paso es la limpieza del gabinete: se limpian todas las superficies, se quita el polvo al ordenador, el teclado y la impresora y se aspiran los cajones. En primer lugar, los elementos que necesitas cada día se devuelven a su lugar. Has leído bien: su lugar. Y a lo que no tiene un espacio, se le asigna uno o se lo cuestiona breve pero violentamente: ¿Realmente necesito dos perforadoras de diferentes tamaños, tres reglas, unos 25 bolígrafos y dos portalápices para trabajar? Las cosas innecesarias vuelven al depósito o, según su estado, a la basura.

Luego, las gomas de borrar, un máximo de cinco lápices y el mismo número de bolígrafos o rotuladores se colocan en el cajón superior del escritorio, el bloc de notas va al lado del teléfono y el correo no leído va a una pequeña cesta que antes servía como depósito sorpresa de figuritas de huevos, punto de descarga de clips y almacenamiento provisional de tarjetas de felicitación y cuyo contenido iba prácticamente en su totalidad al campo de los “residuos”. En resumen: el Escritorio se clasifica según la vieja lógica, pero también según las necesidades actuales, de modo que se dedica menos tiempo a búsquedas laboriosas en el trabajo. El bote de basura va al contenedor y las cosas en el cuadrado “adelante” van al lugar o persona a la que deben ir. ¿Completo? ¿Limpio? Felicitaciones, misión cumplida.

EL SISTEMA DE OCHO PUNTOS PARA EL ORDEN PERMANENTE

Como es bien sabido, el caos en el lugar de trabajo no surge por sí solo, sino que aumenta considerablemente. Una taza de café sin enjuagar se convierte rápidamente en dos o tres, y nadie sabe realmente de dónde salió la cuarta. Esta copia impresa, que debería haber dedicado mucho tiempo a leer y hacer algo con ella, hace tiempo que se ha convertido en una pila de documentos con contenido similar. Y el cajón en el que se guardan cosas que probablemente podrías volver a utilizar en algún momento pero que nunca has vuelto a utilizar pronto estará a rebosar por las costuras.

Así que, aunque seas una persona decente, es buena idea añadir dos fechas al año a tu calendario: “Pequeña limpieza de escritorio”. Dado que la temporada navideña es bastante estresante y enero es más informal, se recomiendan enero y junio como buenas opciones; si lo haces cada seis meses, la campaña no llevará tanto tiempo.

Siguiendo ocho puntos Aún debes tener esto en cuenta durante todo el año.

1. Devolver: dejar que las cosas vivan en su lugar y devolverlas después de su uso.
2. Desechar: Utilice el bote de basura inmediatamente.
3. Tome nota: un bloc de notas grande en lugar de muchas notas pequeñas que pueden desaparecer fácilmente facilita el trabajo cuando los números de teléfono deben ir a la libreta de direcciones y las citas deben ir rápidamente al calendario correcto por la noche.
4. Estructura: El mismo sistema de archivo en el ordenador que en el escritorio y la misma estructura de carpetas físicas y digitales ayuda a mantener el lugar de trabajo ordenado y a encontrar las cosas rápidamente.
5. Archivado jerárquico: las cosas más actuales van arriba y las menos urgentes van abajo.
6. Cables domesticados: clasifique las tiras y, idealmente, deje que los cables enredados desaparezcan por completo en cajas.
7. Preste atención al alcance: guarde las cosas que se usan con frecuencia cerca y guarde las que rara vez se usan más lejos.
8. Ordenar por la noche: Si organizas tu escritorio todas las noches, empezarás el siguiente día laboral más relajado.

¿Por qué debo mantener el orden en la oficina?

Debes mantener la oficina ordenada porque así lo deseas. Sin embargo, a menudo descubres que te falta motivación. Hay dos buenas razones por las que deberías ordenar.

1. El lugar de trabajo refleja tu vida interior y les dice a quienes te rodean qué tipo de personalidad eres.
2. A los jefes les encantan las oficinas y superficies de trabajo perfectamente ordenadas. El psicólogo Cary Cooper descubrió después de su encuesta que cuatro de cada cinco gerentes eligen empleados que tienen un escritorio ordenado.

La oficina sirve como superficie de proyección: mucha gente asocia una secretaria desordenada con una personalidad inestable. Sabemos que es una tontería encerrar a los compañeros en cajones. Pero pasamos mucho tiempo en el trabajo y no podemos evitar personalizar nuestro lugar de trabajo. Una o dos plantas, fotografías de la familia, chocolate o tu libro favorito para la pausa del almuerzo. Inconscientemente, revelas mucho sobre ti en tu entorno laboral. Tus compañeros saben cómo trabajas, conocen tus preferencias y, basándose en tus símbolos de estatus, juzgan si utilizas los codos para llegar a la cima.

Crear orden en el lugar de trabajo tiene sentido. Tienes una gran influencia en cómo quieres que te vean quienes te rodean.

¿Cómo creo orden en la oficina?

La opción más rápida y sencilla: conseguir una caja espaciosa. Barre todo lo que hay por ahí. todos ellos limpian Mobiliario de oficina con un paño húmedo. Primero, saca todas las cosas importantes de la caja y asígnales un lugar. Luego haz el resto. Deseche los artículos que ya no necesita sin pestañear. Et voilà: ¡ordena tu escritorio! ¡Orden en el lugar de trabajo! ¡Ordene oficina!

¿El orden en el lugar de trabajo promueve la concentración?

Un rotundo sí. Una vez que haya limpiado a fondo su lugar de trabajo, podrá afrontar las exigencias del trabajo diario de forma más consciente y concentrada. Evitas el estrés interno y ahorras el recurso más importante de tu vida: el tiempo.

Conclusión

Crear orden en el lugar de trabajo puede ser muy divertido una vez que comprendes que estás a cargo. Influyen en cómo te perciben y qué habilidades se te atribuyen. Obtienes mayor concentración y tiempo. Ganas calidad de vida. ¿Eso te convence?

Consejo de experto: ordena tu escritorio

¡Empieza con la concentración!

Para que pueda trabajar de la forma más eficaz y tranquila posible, su mesa de trabajo debe estar lo más vacía posible. Coloque aquí sólo las cosas que realmente necesita y desea hacer pronto.
Los objetos que han estado almacenados allí sin supervisión durante años se pueden desechar de forma segura. Los artículos que necesita con frecuencia deben estar al alcance de la mano.