¿Escritorio limpio?

La experiencia lo demuestra, los jefes lo exigen y numerosos estudios lo confirman con mayor o menor claridad: el puesto de trabajo debería ordenarse a intervalos regulares. Es cierto que los defensores de la teoría de que cierto grado de desorden sobre un escritorio puede favorecer la creatividad no están equivocados. Sin embargo, también es cierto que, a partir de cierto punto, el caos frena enormemente la productividad en el trabajo. Así pues, de vez en cuando, incluso el más bonito desorden creativo debe dar paso a un orden bien pensado. Los expertos recomiendan, cuando se trata de esa “pequeña limpieza a fondo del escritorio”, una acción rápida pero bien planificada.

Da gusto empezar la siguiente jornada laboral de forma relajada con orden en el puesto de trabajo. No cabe duda. Pero, ¿qué le parecería empezar cada día de su vida con soltura, equilibrio y armonía?

• El sistema de cuatro áreas para lograr resultados rápidose
• ¿Por qué debería mantener el orden en la oficina?
• ¿Cómo consigo mantener el orden en la oficina?
• ¿Favorece el orden en el puesto de trabajo la concentración?
• Conclusión

El sistema de cuatro áreas para lograr resultados rápidos

Antes que nada, una cosa: recoger un poco no aporta orden al puesto de trabajo y, como mucho, solo aplaza el problema. Además, un rincón limpio no convierte por sí solo el puesto de trabajo en un espacio organizado de forma útil. Si se aborda como una tarea concreta y con concentración, incluso la limpieza más a fondo del peor escritorio no lleva más de tres horas. El mejor amigo y ayudante será el suelo delante del escritorio; por eso, lo primero recomendable es aspirar el suelo alrededor de la zona de trabajo. Después, se vacía por completo el escritorio, sus cajones, sus armarios bajos y su superficie de trabajo. Sin embargo, sirve de muy poco tener todas sus pertenencias una vez en la mano para luego volver a colocarlas donde estaban.

Un sistema de cuatro áreas ayuda a clasificar y desechar. El suelo alrededor del puesto de trabajo se divide en cuatro áreas imaginarias, cada una con un significado: “Basura”, “Reenvío”, “Importante” y “Urgente”. Así, cada objeto, desde un simple Post-it hasta una calculadora, pasa sistemáticamente a una de estas áreas para poder volver a colocarse después de forma útil. Los expertos recomiendan pensar de antemano en un sistema, ya sea de izquierda a derecha o de fuera hacia dentro; da igual. Lo importante es que cada hoja, cada bolígrafo, cada expediente y cada archivador se retire por separado del puesto de trabajo y que solo se coja una vez con la mano. No hay montoncitos intermedios, eso solo hace perder tiempo. “Basura” se explica por sí sola. “Reenvío” reúne todo lo que se puede delegar o que debe llevarse a otro lugar, por ejemplo al archivo, de vuelta a la biblioteca o a la estantería.

En el cuadrante de «Importante» de la organización del puesto de trabajo van las cosas que, después de la pequeña limpieza a fondo del escritorio, deben volver enseguida al cajón o al escritorio para ser tramitadas. Si lo desea, puede aprovechar que ya ha dedicado un momento a pensar en cada asunto y anotar en un post-it el siguiente paso de trabajo para pegarlo encima. Esto ahorra algo de tiempo en el trabajo posterior, pero cuidado: no se complique demasiado, solo una o dos palabras clave y no novelas elaboradas. En «Urgente» se reúnen las cosas que pueden resolverse de inmediato o justo después de la acción de ordenar y que llevan menos de unos pocos minutos: por ejemplo, franquear una carta, firmarla y reenviarla, concertar una cita o aplazar una reunión.

Así que, manos a la obra: ¿El recibo de compra de ositos de goma y caramelos para la tos? ¡Basura! ¿Los propios caramelos para la tos? Si todavía se pueden consumir: reenviarlos, es decir, llevárselos a casa. Si tienen una capa mate o huelen raro de algún modo: al recibo. Un bolígrafo que ya no funciona y al que quería buscarle una recarga nueva algún día: basura. La carpeta recopilatoria con ideas para proyectos nuevos: pegar un post-it, escribir «¡Hacer limpieza!» y ponerla en el campo de «Importante». ¿Un expediente en el que el post-it de «Urgente» ya parece estar un poco crujiente? Échele un vistazo rápido y, o bien reenvíelo, es decir, deléguelo, o colóquelo en el campo de Importante.

Una vez que la superficie de la mesa esté completamente despejada, los cajones vacíos y el archivador libre de cargas antiguas, el siguiente paso lleva al armario de limpieza: se limpian todas las superficies, se quita el polvo del ordenador, del teclado y de la impresora, y se aspiran los cajones. Lo primero que vuelve a su sitio son los objetos que se necesitan a diario. Ha leído bien: su sitio. Y aquello que no tiene sitio, recibe uno o se cuestiona breve pero intensamente: ¿de verdad necesito dos perforadoras de distinto tamaño, tres reglas, unos 25 bolígrafos y dos portalápices para trabajar? Los objetos superfluos vuelven al almacén o, según su estado, a la basura.

Después, la goma de borrar, un máximo de cinco lápices y la misma cantidad de bolígrafos o rotuladores finos reciben su lugar en el cajón superior del escritorio, el bloc de notas va junto al teléfono y el correo sin leer a una pequeña cesta que antes había servido como depósito de figuritas de huevos sorpresa, lugar donde dejar clips y almacén provisional de tarjetas de felicitación, y cuyo contenido ha acabado casi por completo en el campo de «Basura». En resumen: el escritorio se ordena según la lógica de siempre, pero también conforme a las necesidades actuales; así se pierde menos tiempo en el trabajo buscando de forma engorrosa. La papelera va al contenedor y las cosas que estaban en el cuadrante de «Reenviar» van al lugar o a la persona a la que deben ir. ¿Listo? ¿Limpio? Enhorabuena, misión cumplida.

EL SISTEMA DE OCHO PUNTOS PARA MANTENER EL ORDEN

Es bien sabido que el caos en el puesto de trabajo no surge de la nada, pero sí se multiplica en una medida considerable. De una taza de café sin fregar enseguida pasan a ser dos o tres, y de dónde ha salido la cuarta ya no lo sabe nadie. De aquella impresión que quería leer con calma y de la que debería haber sacado algo hace tiempo, hace ya mucho que nació una pila de documentos de contenido similar. Y el cajón en el que se guardan cosas que seguramente algún día podrían volver a hacer falta, pero que luego nunca más se han necesitado, pronto también rebosa por todas partes.

Por eso, incluso si en realidad es una persona ordenada, conviene apuntar dos fechas al año en el calendario: «Pequeña limpieza general del escritorio». Como la época navideña suele ser estresante y enero más relajado, enero y junio son una buena elección; si se hace cada seis meses, la tarea tampoco lleva tanto tiempo.

Aun así, conviene tener presentes los siguientes ocho puntos durante todo el año.

1. Volver a guardar: deje las cosas en su sitio y, después de usarlas, vuelva a guardarlas.
2. Tirar: use la papelera de inmediato.
3. Tomar nota: una hoja grande de notas en lugar de muchos papelitos que pueden desaparecer fácilmente facilita el trabajo cuando por la tarde hay que pasar rápidamente los números de teléfono a la agenda y las citas al calendario correcto.
4. Estructurar: contar con el mismo sistema de archivo en el ordenador que en el escritorio y la misma estructura en las carpetas físicas y digitales ayuda a mantener el orden en el puesto de trabajo a largo plazo y a encontrar las cosas rápidamente.
5. Archivo jerárquico: arriba va lo más urgente del momento; abajo, lo que menos prisa corre.
6. Ordenar los cables: clasifique los cables y, a ser posible, haga desaparecer por completo el enredo dentro de cajas.
7. Tener en cuenta el alcance: guarde cerca las cosas que usa con frecuencia y más lejos las que usa rara vez.
8. Orden al final del día: quien ordena el escritorio cada tarde empieza el siguiente día de trabajo más relajado.

¿Por qué debería mantener el orden en la oficina?

Debería mantener el orden en la oficina porque usted quiere hacerlo. Sin embargo, a menudo se da cuenta de que le falta motivación. Hay dos buenas razones por las que debería ordenar.

1. El puesto de trabajo refleja su mundo interior y revela a su entorno laboral qué tipo de personalidad es.
2. A los jefes les encantan las oficinas y superficies de trabajo bien ordenadas. Tras su encuesta, el psicólogo Cary Cooper descubrió que cuatro de cada cinco directivos se deciden por empleados que pueden mostrar un escritorio ordenado.

La oficina sirve como superficie de proyección: muchas personas asocian un escritorio desordenado con una personalidad inestable. Sabemos que no tiene sentido encasillar a los compañeros. Pero pasamos mucho tiempo en el trabajo y no podemos evitar personalizar nuestro puesto de trabajo. Una o dos plantitas, fotos de la familia, chocolate o el libro favorito para la pausa del almuerzo. Sin darse cuenta, revela mucho sobre usted mismo a su entorno laboral. Los compañeros saben cómo trabaja, conocen sus preferencias y, en función de sus símbolos de estatus, valoran si usa los codos para llegar a la cima.

Poner orden en el puesto de trabajo tiene sentido. Usted influye en gran medida en cómo quiere ser percibido por su entorno.

¿Cómo poner orden en la oficina?

La forma más rápida y sencilla: consiga una caja espaciosa. Meta dentro todo lo que esté por ahí tirado. Limpie todos los muebles de oficina con un paño húmedo. De la caja, saque primero todas las cosas importantes y asígneles un sitio. Después ocúpese del resto. Deshágase de las cosas que ya no necesite sin pensárselo dos veces. Et voilà: ¡orden en el escritorio! ¡Orden en el puesto de trabajo! ¡Orden en la oficina!

¿Favorece el orden en el puesto de trabajo la concentración?

Un sí rotundo. Después de dar a su puesto de trabajo una limpieza a fondo, podrá afrontar las exigencias del día a día laboral de forma más consciente y concentrada. Evitará el estrés interior y ahorrará el recurso más importante de su vida: tiempo.

Conclusión

Poner orden en el puesto de trabajo puede resultar muy divertido en cuanto entienda que usted tiene el control de todo. Influye en cómo se le percibe y qué capacidades se le atribuyen. Gana en concentración y tiempo. Gana en calidad de vida. ¿Le convence?

Consejo de experto: despeje su escritorio

¡Empiece con concentración!

Para que tenga la oportunidad de trabajar de la forma más eficaz y sin interrupciones posible, su mesa de trabajo debería estar lo más despejada posible. Coloque aquí solo las cosas que realmente necesite y quiera resolver cuanto antes.
Las cosas que llevan años allí sin que nadie les preste atención pueden desecharse sin problema. Los objetos que necesite con más frecuencia deberían estar al alcance de la mano.