La oficina de planta abierta tiene ventajas: ¿mejor que un despacho individual?

La oficina diáfana tiene ventajas que las empresas pueden aprovechar. Son importantes una buena distribución y unas normas claras que hagan posible la colaboración. Tanto la organización del puesto de trabajo como la organización de la oficina como espacio desempeñan un papel importante.

Demasiado ruido, demasiadas distracciones, mal ambiente (tanto en sentido literal como figurado): las oficinas diáfanas no gustan en todas partes. Trabajar concentrado en la oficina: ¿qué puedo hacer? aquí suele ser difícil, porque el escritorio está pegado al del compañero, la silla de oficina cruje y el aire está cargado. En un principio, una gran oficina para todos debía fomentar la comunicación entre compañeros y en el equipo. Caminos cortos, ayuda y apoyo siempre disponibles: son ideas muy loables. Y estas ventajas las aporta realmente la oficina diáfana. Pero para que funcione de verdad, hay que tener en cuenta bastantes cosas. Porque, en primer lugar, la oficina diáfana no aporta solo ventajas en todas las empresas y, en segundo lugar, depende del mobiliario adecuado. Deben cumplirse normas claras para que todos los empleados y empleadas se sientan a gusto y puedan trabajar de forma productiva.

• Oficina diáfana: normas, organización, estructuras
• ¿Tiene ventajas la oficina diáfana? ¿Cuáles?
• ¿Qué inconvenientes tiene una oficina diáfana?
• Conclusión: consejos de organización de oficina: este es el tamaño que puede tener una oficina diáfana

Normas, organización, estructuras: una oficina con muchos puestos de trabajo no basta

Pequeños cambios suelen hacer que el trabajo en una oficina diáfana sea mucho más agradable. Desde el punto de vista del empleador, debe prestarse especial atención a la acústica del espacio: los elementos fonoabsorbentes pueden mejorar enormemente el ambiente de trabajo. La organización de la oficina se adapta con consejos y trucos: los aparatos ruidosos como impresoras, escáneres y fotocopiadoras no deben estar en la oficina, sino en el pasillo o en una sala contigua. Si aun así alguna vez hay demasiado ruido, existen varias posibilidades:

• Una sala de descanso permite que algunos empleados y empleadas se retiren para trabajar sin molestias.
• Los tapones para los oídos pueden ayudar a bloquear el molesto traqueteo del teclado. Pero no todo el mundo se apaña con los "tapones", ya que los propios ruidos corporales también resultan molestos.
• Los auriculares y una oferta básica de música tranquila sin letra bloquean los ruidos molestos y pueden favorecer la concentración.
• El horario flexible hace que la oficina esté algo más vacía en determinadas horas; el home office también es una posibilidad para aliviar los grandes espacios de oficina, al menos algunos días.

NORMAS DE LA OFICINA DIÁFANA

Los acuerdos claros entre los empleados y empleadas evitan fricciones (normas de la oficina diáfana ): Los acuerdos sobre la temperatura ambiente y la ventilación forman parte de ello tanto como una normativa clara sobre las llamadas telefónicas en voz alta, comer en el puesto de trabajo y mucho más. Una oficina diáfana con normas funciona; en cambio, confiar en la consideración mutua no suele funcionar.

TODOS TRABAJAN EN LA MISMA OFICINA, CADA UNO EN SU PUESTO

Aunque en una oficina diáfana todos estén en la misma sala, aun así debería haber escritorios propios. Las mesas y los puestos de trabajo individuales deben permitir una organización de oficina personalizada. Porque cada persona trabaja de una forma ligeramente distinta, necesita su propio orden en el puesto de trabajo y utiliza en la organización de la oficina un sistema de archivo diferente al de los demás. Y eso sigue siendo importante hoy en día, porque ni mucho menos todo se desarrolla al 100 % de forma digital. Se siguen manejando documentos, tomando notas, usando tazas de café y demás.

La ubicación de cada puesto de trabajo debería elegirse según las necesidades. Las mesas y las sillas pueden cambiarse de sitio si un empleado o una empleada necesita otro puesto de trabajo. Quien se enfría con facilidad, idealmente no debería sentarse en la corriente de aire junto a la puerta, sino más cerca de la calefacción. Las personas que al pensar suelen dejar vagar la mirada a lo lejos y necesitan esa breve pausa para el cerebro deberían poder mirar por la ventana desde su puesto de trabajo. Quien, por el contrario, quiera evitar cualquier distracción, debería encontrar sitio más bien en un rincón tranquilo. En la oficina, la organización de los puestos de trabajo individuales, su asignación y los posibles cambios solo funcionan si todos hablan entre sí y se comportan con respeto y aprecio hacia los demás.

Un tema completamente distinto son los muebles. La oficina debe estar equipada de forma funcional y económica, sin duda. Pero eso no debe hacerse a costa de los empleados y de su salud. Las sillas y mesas ergonómicas, quizás incluso algunos escritorios de pie de uso opcional, colocan todas las superficies de trabajo y de asiento a la altura necesaria. Los muebles de oficina deberían ser regulables en altura, y por supuesto el equipamiento electrónico también debería ser ergonómico. Dependiendo de la anatomía personal y de la forma de trabajar, los ratones estándar de ordenador pueden provocar tendinitis y codo de tenista, y los teclados pueden causar problemas posturales y dolor de espalda. Un puesto de trabajo agradable y diseñado ergonómicamente para cada empleado y empleada en una oficina diáfana solo aporta ventajas y crea un ambiente más agradable.

¿Tiene ventajas una oficina diáfana? ¿Cuáles?

No todas las empresas se benefician de una oficina diáfana. Por ejemplo, en lugares donde las personas trabajan con gran concentración en sus propios proyectos y son más bien independientes de sus compañeros y compañeras, tiene poco sentido. Pero eso rara vez ocurre. La mayoría de las veces, los empleados y empleadas que participan en un proyecto tienen que comunicarse entre sí y colaborar mutuamente de una forma u otra.

Entonces, ¿en qué destaca una oficina diáfana? Ya se ha mencionado la mejor comunicación gracias a la proximidad física de los compañeros y compañeras. Otras ventajas de una oficina diáfana son:

• Mejor intercambio de ideas: El trabajo en equipo no solo avanza más rápido, sino también de forma más intensa.
• Más creatividad: Al trabajar juntos, las ideas también son retomadas por los compañeros y compañeras y se siguen desarrollando.
• Más motivación: Simplemente se piensa y se trabaja mejor en conjunto, y las personas suelen contagiarse del estado de ánimo de los demás.
• Mayor cohesión: Los equipos reman en la misma dirección y colaboran mejor cuando todos están en una misma sala y existe cercanía física.
• Eficiencia: Para intercambiar ideas también se puede planificar una reunión y concertar citas para ello por teléfono, chat o correo electrónico. Pero es más rápido y sencillo cuando todos están simplemente en una misma sala y pueden hablar entre sí en cualquier momento.
• Mejor flexibilidad: La organización en la oficina puede ser más económica cuando la oficina de planta abierta alberga a muchos empleados y empleadas. Desde la seguridad hasta la comunicación, pasando por los recursos compartidos, la oficina de planta abierta ofrece ventajas.
• Menos costes: Los costes de diseño del espacio de oficina son más bajos en una oficina de planta abierta.

La oficina de planta abierta no solo tiene ventajas: ¿qué inconvenientes tiene una oficina de planta abierta?

Mantener el orden en la oficina debería resultar más fácil a los empleados y empleadas cuando comparten el espacio con otras personas. Pero no es así, y sobre todo la cercanía forzada suele fomentar los conflictos. Porque cada uno tiene una idea distinta de cómo debe mantenerse el orden en la oficina. Otros inconvenientes son:

• Poca privacidad: Ya se ha mencionado: en una oficina de planta abierta no hay privacidad. Desde la organización del puesto de trabajo hasta el aroma del té de hierbas, pasando por la llamada del colegio de la hija, simplemente todo es público. Según los psicólogos, esto provoca un aumento de la agresividad.
• Descenso de la productividad: Cuando todos teclean al mismo tiempo, entra alguna llamada aquí y allá, el aire acondicionado zumba, el compañero arrastra los pies debajo de la mesa y otro tararea mientras trabaja, la productividad disminuye. La distracción no la provoca solo el alto nivel de ruido, sino también el movimiento en la sala, los olores y las temperaturas. Esto es completamente natural y no tiene nada que ver con la "sensibilidad".
• Menor satisfacción laboral: Cuando aparecen las agresiones, aumenta el nivel de estrés y hay que lidiar constantemente con potenciales conflictos, esto repercute negativamente en la salud y la motivación de los empleados y empleadas. Pero también sufre la psique, el trabajo se percibe como una carga y disminuye la diversión. Y con ello vuelve a resentirse el ambiente laboral, lo que reduce aún más la satisfacción.
• Mala calidad del aire y mala iluminación: Los sistemas de aire acondicionado regulan la temperatura ambiente, pero no según las necesidades individuales. Además, el aire, a menudo demasiado seco y con olor a cerrado, procedente del sistema se tolera peor. A esto se añade la luz artificial, que de ningún modo puede sustituir a la luz natural. Ambas cosas pueden provocar malestar e incluso problemas de salud.
• Más bajas por enfermedad : Los estudios han determinado que el 90 % de las personas que trabajan en oficinas diáfanas informan de efectos negativos para la salud. En las oficinas diáfanas, las bajas por enfermedad entre los empleados son más frecuentes y afectan a más personas. Según las encuestas, el 50 % de las personas en despachos individuales no enfermó en absoluto durante el último año; en oficinas para dos personas fueron el 38 %, y en oficinas diáfanas solo el 30 %. Los virus de la gripe, sobre todo, se propagan rápidamente.

Conclusión: consejos de organización de la oficina: así de grande puede ser una oficina diáfana

No existe un tamaño exacto; hasta ahora nadie ha podido establecer un límite claro. Las cifras de enfermedad mencionadas anteriormente ya indican que todo lo que supere las 5 personas puede ser problemático, aunque no necesariamente. Quizá la solución no esté en cuántas personas deberían trabajar como máximo en una oficina diáfana, sino en las alternativas disponibles. Si las empresas ofrecen la oficina diáfana, pero al mismo tiempo permiten el home office, habilitan zonas y salas de descanso con puestos de trabajo individuales y pasan a un horario flexible, eso puede ser una solución.

Entonces, los empleados y las empleadas pueden elegir según sus necesidades si en ese momento necesitan el intercambio con sus compañeros o prefieren el puesto de trabajo en casa con su propia organización de oficina y sistema de archivo. Sin embargo, el orden en el lugar de trabajo se enfrenta a altas exigencias debido a los cambios de ubicación, presumiblemente frecuentes.