La oficina diáfana tiene ventajas: ¿mejor que una habitación individual?

La oficina diáfana tiene ventajas que las empresas pueden aprovechar. Lo importante son unas buenas instalaciones y reglas claras que hagan posible la colaboración. La organización en el lugar de trabajo así como la organización en la oficina como espacio juegan un papel importante.

Demasiado ruido, demasiada distracción, mal ambiente (literal y figurativamente): las oficinas diáfanas no son populares en todas partes. Trabajo concentrado en la oficina: ¿qué puedo hacer? A menudo es difícil aquí, porque el Escritorio está muy cerca del vecino que silla de oficina cruje, el aire está viciado. Originalmente, la única oficina grande para todos tenía como objetivo promover la comunicación entre colegas y dentro del equipo. Rutas cortas, consejos y asistencia siempre disponibles: estos son pensamientos nobles. Y la oficina diáfana ofrece estas ventajas. Pero para que realmente funcione hay que tener en cuenta algunas cosas. En primer lugar, una oficina abierta no sólo aporta ventajas en todas las empresas y, en segundo lugar, depende del mobiliario adecuado. Se deben cumplir reglas claras para que todos los empleados se sientan cómodos y puedan trabajar de manera productiva.

• Oficina diáfana: reglas, organización, estructuras.
• ¿Tiene alguna ventaja la oficina diáfana? ¿Cual?
• ¿Qué habla en contra de una oficina diáfana?
• Conclusión: Consejos para organizar la oficina: Así de grande puede ser una oficina diáfana

Normas, organización, estructuras: una oficina con muchos puestos de trabajo no es suficiente

Los pequeños cambios suelen hacer que trabajar en una oficina abierta sea mucho más agradable. El empresario debería prestar especial atención a la acústica de la sala: los elementos fonoabsorbentes pueden mejorar enormemente el ambiente de trabajo. el Organización de la oficina se adapta con consejos y trucos: Los aparatos ruidosos como impresoras, escáneres y fotocopiadoras no deben estar en la oficina, sino en el pasillo o en una habitación contigua. Si hace demasiado ruido, hay varias opciones:

• Una habitación silenciosa garantiza que los empleados individuales puedan retirarse a trabajar sin ser molestados.
• Los tapones para los oídos pueden ayudar a bloquear el molesto ruido de las teclas. Pero no todas las personas pueden soportar los “bujías disparadas”, porque sus propios ruidos corporales también resultan molestos.
• Los auriculares y una selección básica de música tranquila sin letra bloquean los ruidos molestos y pueden favorecer la concentración.
• El horario flexible permite que la oficina esté un poco más vacía en ciertos momentos, y el trabajo en casa también es una forma de aliviar la presión en los espacios de oficina grandes, al menos a diario.

REGLAS DE OFICINA GRANDE

Los acuerdos claros entre los empleados evitan fricciones (Reglas de oficina de planta abierta): Tan importantes son los acuerdos sobre la temperatura ambiente y la ventilación como las normas claras sobre las llamadas telefónicas en voz alta, las comidas en el trabajo, etc. Una oficina abierta con reglas funciona, pero la esperanza de consideración mutua no funciona.

TODOS TRABAJAN EN LA MISMA OFICINA – EN SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO

En una oficina abierta todos se sientan en una habitación, pero siempre debe haber sus propios escritorios. Las mesas y puestos de trabajo individuales deben permitir una organización individual de la oficina. Porque cada uno trabaja de forma un poco diferente, necesita su propio orden en el lugar de trabajo y utiliza un sistema de archivo diferente a los demás a la hora de organizar su oficina. Y eso también es importante hoy en día, porque no todo es 100% digital. Todavía hay documentos que manejar, notas que tomar, tazas de café necesarias y cosas por el estilo.

Quién tiene su lugar de trabajo y dónde debe ser seleccionado en función de sus necesidades. Las mesas y sillas pueden desorganizarse si un empleado necesita otro espacio de trabajo. Si tienes frío con facilidad, lo ideal es que no te sientes en la corriente de aire delante de la puerta, sino más cerca de la calefacción. Las personas que a menudo dejan que sus ojos se pierdan cuando piensan y necesitan este breve descanso para su cerebro, deberían poder mirar por la ventana desde su lugar de trabajo. Sin embargo, si quieres evitar todas las distracciones, debes buscar un lugar en un rincón tranquilo. En la oficina, la organización de los puestos de trabajo individuales, la distribución y los posibles cambios sólo funcionan si todos hablan entre sí y se comportan con respeto y aprecio.

Los muebles son un tema completamente diferente. La oficina debe ser funcional y rentable, sin duda. pero esto no debe ser a expensas de los empleados y su salud. Sillas y mesas ergonómicas, tal vez incluso algunos escritorios de pie opcionales, llevan todas las superficies de trabajo y asientos a la altura necesaria. el Mobiliario de oficina La altura debe ser regulable y, por supuesto, el equipamiento electrónico también debe ser económico. Dependiendo de su anatomía personal y su forma de trabajar, los ratones estándar en las computadoras pueden causar tendinitis y codo de tenista, y los teclados pueden causar malas posturas y dolor de espalda. Un lugar de trabajo agradable y ergonómico para cada empleado en una oficina diáfana sólo tiene ventajas y garantiza un ambiente más agradable.

¿Tiene alguna ventaja la oficina diáfana? cual

No todas las empresas se benefician de una oficina diáfana. Por ejemplo, tiene poco sentido que las personas trabajen muy concentradas en sus propios proyectos y sean más bien independientes de sus compañeros. Pero rara vez es así. La mayoría de las veces, los empleados involucrados en un proyecto tienen que comunicarse entre sí y trabajar juntos de una forma u otra.

Entonces, ¿dónde exactamente tiene ventajas la oficina diáfana? Ya se ha mencionado la mejor comunicación gracias a la proximidad física de los compañeros. Otras ventajas de la oficina de planta abierta incluyen:

• Mejor intercambio de ideas: El trabajo en equipo no sólo se produce más rápido, sino también de forma más intensa.
• Más creatividad: Cuando se trabaja juntos, a veces los colegas retoman y desarrollan las ideas.
• Más motivación: Es más fácil pensar y trabajar juntos, y a las personas les gusta dejarse influenciar por su estado de ánimo.
• Más cohesión: Los equipos se unen y es más probable que trabajen juntos cuando todos están en la misma sala y hay proximidad física.
• Eficiencia: También puedes planificar una reunión para intercambiar ideas y concertar citas para el intercambio mediante llamada telefónica, chat o correo electrónico. Es más rápido y más fácil si todos pudieran sentarse en una habitación y hablar entre sí en cualquier momento.
• Mejor flexibilidad: La organización en la oficina es más económica si en la oficina abierta caben muchos empleados. Desde la seguridad hasta la comunicación y los recursos compartidos, la oficina de planta abierta tiene ventajas.
• Menos costos: El coste de diseñar el espacio de oficina es menor con una oficina de planta abierta.

La oficina diáfana no sólo tiene ventajas: ¿Qué va en contra de una oficina diáfana?

Mantener el orden en la oficina debería ser más fácil para los empleados si comparten el espacio con otros. Pero ese no es el caso y, sobre todo, la cercanía forzada a menudo promueve el conflicto. Porque cada uno tiene una idea diferente de cómo mantener el orden en la oficina. Otras desventajas son:

• Poca privacidad: Ya se ha dicho: No hay privacidad en una oficina abierta. Desde la organización en el trabajo hasta el olor del té de hierbas y la llamada telefónica desde la escuela de su hija, todo es público. Según los psicólogos, esto conduce a una mayor agresividad.
• Caída de la productividad: Si todos pulsan el teclado del ordenador al mismo tiempo, llega una llamada aquí y allá, el aire acondicionado ronronea, un colega arrastra los pies debajo de la mesa y alguien más tararea mientras trabaja, la productividad disminuye. La distracción no sólo la provoca el alto nivel de ruido, sino también el movimiento en la habitación, los olores y la temperatura. Esto es completamente natural y no tiene nada que ver con la “sensibilidad”.
• Menos satisfacción laboral: Cuando llega la agresión, el nivel de estrés aumenta y hay que lidiar constantemente con el potencial de conflicto, lo que tiene un impacto negativo en la salud y la motivación de los empleados. Pero la psique también sufre, el trabajo se percibe como estresante y la diversión disminuye. Y como resultado, el ambiente de trabajo se resiente, lo que reduce aún más la satisfacción.
• Mal aire y mala luz.: Los sistemas de aire acondicionado regulan la temperatura ambiente, pero no según las necesidades individuales. Además, el aire del sistema, que a menudo es demasiado seco y huele viciado, es más difícil de tolerar. Además, existe luz artificial, que no puede sustituir en modo alguno a la luz natural. Ambos pueden provocar molestias e incluso problemas de salud.
• Más casos de enfermedad: Los estudios han encontrado que el 90% de quienes trabajan en oficinas de planta abierta reportan efectos negativos para la salud. En las oficinas diáfanas, los empleados tienen más probabilidades de ausentarse por enfermedad y hay más personas ausentes. Según las encuestas, el 50% de las personas que trabajan en oficinas individuales no han enfermado en absoluto durante el último año; en las oficinas de dos habitaciones la cifra fue del 38% y en las oficinas diáfanas sólo del 30%. Los virus de la gripe, en particular, se propagan rápidamente.

Conclusión: Consejos para la organización de la oficina: así de grande puede ser una oficina diáfana

No existe un tamaño exacto y todavía nadie puede establecer un límite claro. Las cifras de enfermedades mencionadas anteriormente ya indican que cualquier número de más de 5 personas puede ser problemático, pero no tiene por qué serlo. Quizás la solución no esté en el número máximo de personas que deberían trabajar en una oficina diáfana, sino en las alternativas disponibles. Si las empresas ofrecen oficinas diáfanas pero al mismo tiempo permiten oficinas en casa, habilitan áreas tranquilas y habitaciones con estaciones de trabajo individuales y convierten la oficina en horario flexible, esa puede ser una solución.

Los empleados pueden entonces elegir, según sus necesidades, si necesitan comunicarse con sus compañeros o si prefieren trabajar desde casa con su propia organización de oficina y sistema de archivo. Sin embargo, los frecuentes y probables cambios de ubicación exigen mucho orden en el lugar de trabajo.