Home Office: en casa en la oficina en lugar de la oficina en casa

Bien aplicado, el home office puede ser un avance

Algunos lo miran con escepticismo, como si fuera una invitación al dolce vita durante la jornada laboral; otros lo celebran como una revolución de la vida profesional que promete una mayor calidad de vida. Sea como sea: el home office ha cambiado la realidad laboral. El trabajo profesional desde casa ha sido posible gracias a la tecnología moderna de la comunicación. Los smartphones, las tablets, la nube omnipresente y las conexiones rápidas a Internet han hecho que la presencia física en el puesto de trabajo sea al menos parcialmente innecesaria. Pero ¿qué hacer cuando surge el tema del home office, o, dicho de forma más tradicional, el “teletrabajo”?

¿Integrar cómodamente el trabajo en la rutina diaria del hogar y seguir trabajando con la máxima productividad para alcanzar los objetivos profesionales? Que estas ventajas puedan hacerse realidad en el contexto laboral depende de diversos factores. Pero ¿en qué experiencias puede basarse uno para conseguirlo?

Pros y contras: trampas y oportunidades de la jornada laboral en casa

¡Valorar bien!, es la primera y más importante indicación en esta búsqueda de la solución para su situación laboral individual. Porque trabajar desde casa no es la mejor solución para todo el mundo. Quien se decida por ello debería contar, ante todo, con una buena dosis de autodisciplina: las tareas del hogar, los queridos hijos o las visitas espontáneas de amigos son solo algunas de las muchas grandes y pequeñas distracciones que acechan por todas partes.

Hace falta un sentido del deber muy sólido para decirles, por ejemplo, a unos buenos amigos que su visita coincide con el horario laboral habitual cuando aparecen en la puerta con un pastel en la cesta y quieren sorprender, con la mejor intención, al recién estrenado trabajador desde casa. Situaciones que en un edificio de oficinas parecerían completamente impensables deben defenderse de repente en espacios que normalmente están reservados al uso privado. Incluso quien piense que la crianza de los hijos y la jornada laboral pueden compaginarse sin más, a menudo descubre que no es tan sencillo. Pero trabajar desde casa también puede aportar muchas ventajas.

En realidad, estas son evidentes: se acabaron los molestos desplazamientos diarios, los atascos a la salida del trabajo que consumen tiempo y paciencia, los retrasos de los trenes, los metros abarrotados o las cerraduras del coche congeladas en invierno. Al menos, ya no tendrá que sufrir las que elevan el nivel de estrés incluso antes de empezar a trabajar y que, sobre todo a quienes no consideran la mañana su momento favorito del día, les arruinan la jornada desde el principio.

Palabra clave: biorritmo. Está demostrado que el reloj interno de las personas funciona de manera diferente. Mientras que al "búho nocturno" le resulta más fácil trabajar por la noche, el "early bird" sufre a esa hora un bajón de rendimiento, aunque a cambio empieza la jornada laboral con mucha más eficiencia. También desaparecen los aspectos que consumen tiempo en la oficina, todos esos rituales innecesarios y conversaciones de cortesía en el pasillo. En resumen: cuando hay que trabajar, se trabaja. El trabajo de última hora impuesto por el compañero caótico de al lado es tan impensable en casa como cualquier tipo de código de vestimenta. Ya sea en calcetines o en pantalón de chándal: el portátil junto a la ventana no exige corbata. Tampoco es necesario pasar las pausas en un frío patio de hormigón con una fina taza de café aguado de máquina, sino que pueden aprovecharse para hacer jardinería, cocinar, correr o salir en bicicleta de carretera; incluso las citas con el dentista, los cambios de neumáticos semestrales o las visitas a la peluquería caben en una pausa para comer y no restan ni días de vacaciones ni horas extra acumuladas. Y la mayor ventaja, para terminar: el home office es posible en cualquier hogar.

Consideraciones concretas

Con ello surge la cuestión de la aplicación práctica. Se sobreentiende que no todas las áreas de trabajo pueden trasladarse al hogar. Igual que el cirujano siempre debe operar al paciente, el trabajador social tendrá que seguir trabajando en colegios o centros juveniles. Sin embargo, si el médico redacta facturas, hace pedidos de medicamentos o escribe informes, en teoría también puede hacerlo desde casa. Lo mismo ocurre con el educador de calle, que puede redactar sus informes en casa. En profesiones creativas —diseño de comunicación, arquitectura, escritores o fotógrafos— o técnicas (soporte de sistemas, programación), salvo algunos detalles o reuniones que no encajan en una videoconferencia, casi todo puede hacerse desde casa. En todos los casos, sin embargo, una conexión a internet es la base técnica del trabajo: cuanto más rápida, mejor.

Teletrabajo: la aplicación práctica

Conexión a internet, tecnología y una pequeña introducción a la informática

Esta base de casi todo el trabajo de oficina en casa la tiene hoy en día prácticamente todo el mundo en su hogar: un router que proporciona acceso a internet a toda la casa. El propio dispositivo suele proceder del proveedor de telecomunicaciones y dispone de conexiones para cables de red, así como de antenas para redes domésticas inalámbricas, también llamadas wifi. En un lado del router se encuentra la red doméstica, conectada directa o indirectamente mediante un switch a uno o varios ordenadores. En el otro lado, una conexión a internet de banda ancha (DSL, VDSL) garantiza una rápida descarga y subida de datos, así como la comunicación con el ordenador central de la empresa, que a su vez está conectado a internet. Entonces, ¿qué deben poder hacer como mínimo los dispositivos en el teletrabajo?

Roland Karl es propietario de la empresa muniquesa TraininX Computer-Service GmbH y asesora cada día tanto a empresas como a particulares sobre todo tipo de temas relacionados con la informática. El tema del «teletrabajo» también aparece regularmente sobre la mesa en su caso. En su tienda de Obersendling se toma su tiempo para aclarar aspectos básicos. «El equipamiento necesario depende por completo del tipo de trabajo que haya que realizar», dice nada más empezar. «Para ello, primero tengo que preguntarme con qué tipo de datos trabajo», explica Karl. Si se trata de archivos de Word o Excel, naturalmente estos programas deben funcionar en el PC o portátil de casa. Para guardar documentos o datos a través de internet en un servidor al que luego puedan acceder los compañeros de la empresa, en principio basta cualquier ordenador convencional. Señala los distintos ordenadores y portátiles de la sala de exposición: «Realmente, todo lo que hay aquí es más que suficiente para ello».

A menudo, las empresas también trabajan con una base de datos alojada en el servidor de la empresa. El freelancer o trabajador en home office accede al servidor desde casa. «Entonces simplemente abre una máscara de edición y modifica determinados datos en el servidor». Sin embargo, las dimensiones de esa máscara, que normalmente se muestra en el navegador, vienen dadas por el servidor y en este caso son el factor decisivo. «Es importante que el monitor de casa ofrezca la resolución necesaria y pueda mostrar la máscara por completo». Apenas se necesita potencia de cálculo para este tipo de trabajos con bases de datos: eso es tarea del operador del servidor, ya que el procesamiento real tiene lugar en el servidor. «En sentido estricto, en casa basta con un monitor adecuado, un ratón, un teclado y un miniordenador», afirma Karl señalando una caja de plástico, apenas más grande que una cajetilla de cigarrillos. Dentro hay potencia suficiente para montar una oficina en casa.

Por ejemplo, los arquitectos que trabajan con un programa CAD necesitan un equipo considerablemente más potente. «Este tipo de programas suele exigir mucha potencia de cálculo», explica Karl. En cambio, el servidor del estudio de arquitectura solo debe tener capacidad suficiente para poder almacenar los archivos editados.

Diseño interior: la elección correcta de la estancia

Entre un ordenador del tamaño de una cajetilla, monitor y ratón en el caso más básico, y una configuración de tres ordenadores con unidad de red e impresora de red incluidas, se abren varias posibilidades en cuanto al espacio necesario. Afortunado quien disponga en su propio hogar de una habitación libre que pueda acondicionar como despacho. Los expertos coinciden en que, al elegir el lugar de trabajo, se pueden hacer muchas cosas bien y también muchas mal. Por ejemplo, el despacho no debería ser ni un cuartito sin ventanas orientado al patio trasero ni una habitación de paso muy transitada que toda la familia use para cualquier actividad. En el mejor de los casos, la oficina en casa debería estar inundada de luz y bien ventilada, no ser demasiado grande ni demasiado pequeña, y puede tener sin problema un ambiente más acogedor que la oficina media de un complejo empresarial.

No todo el mundo puede permitirse destinar una habitación propia al trabajo. Quienes viven de alquiler en pisos de dos o tres habitaciones pueden integrar su oficina en estancias ya existentes. Pero ¡cuidado! Un rincón oscuro con estanterías a izquierda y derecha, un lío de cables sobre la superficie de trabajo y un taburete de madera inestable delante resulta tan poco propicio para trabajar con ganas como un puesto de trabajo que haya que montar y desmontar en la cocina. La mesa de trabajo debe estar siempre accesible, sin necesidad de fregar antes los platos o llevar la máquina de coser al trastero. Cuando se trata de soluciones de trabajo integradas, el lema es: “si se hace, se hace bien”. Por suerte, hoy en día existe una gran cantidad de muebles innovadores diseñados precisamente para este fin. Ayudan, por ejemplo, a convertir el trozo de pared sin usar bajo la ventana del tejado en un puesto de trabajo agradablemente iluminado: modernos secreteres que, al terminar la jornada, simplemente se cierran, y que cuentan con canales para cables y iluminación LED de luz diurna integradas. Por supuesto, con un poco de imaginación y unas cuantas botellas de abrillantador para muebles, la vieja mesa de cocina de la abuela también puede transformarse en un elegante mueble de trabajo.

Cuanto menos espacio haya, más creativa deberá ser la solución de trabajo para casa. Si le resulta difícil integrar una superficie de trabajo adecuada en su vivienda, debería ponerse en contacto con un interiorista o con conocidos con experiencia que ya hayan amueblado una o varias viviendas. A menudo basta un pequeño ajuste en otro punto de la estancia para ganar tanto espacio que pueda instalarse un auténtico home office. Sin embargo, hay un error capital que acecha desde el principio: si el escritorio va a integrarse en el dormitorio, debe quedar visualmente separado de la zona de descanso. ¿Quién quiere ver el trabajo del día siguiente al irse a dormir, o incluso tener que abrirse paso entre un caos de papeles desparramados por alrededor?

Selección de muebles

Desde modernos secreteres que, al terminar la jornada, descansan en la pared como una estantería de diseño, hasta el clásico escritorio con tablero de altura regulable: la industria del mueble ofrece las piezas adecuadas para casi cualquier necesidad. Mientras que como mesa puede servir prácticamente cualquier cosa que tenga una superficie y espacio suficiente para colocar encima un portátil, quizá una impresora al lado y un montón de cables debajo, en el caso de la silla conviene fijarse bien, por el bien de la espalda, en qué quiere sentar sus posaderas durante unas ocho o nueve horas al día.

También aquí los distribuidores especializados ofrecen prácticamente de todo, desde el sillón de dirección de altura regulable hasta la sencilla silla de escritorio con respaldo ajustable; incluso en la amplia gama encontrará sillas de oficina cuyo aspecto y función están inspirados en el automovilismo. En realidad, solo hay que tener en cuenta que la silla sea cómoda y que pueda adaptarse хотя sea un poco a las necesidades de quien trabaja. Una superficie de asiento inclinable o un respaldo que se adapte a la columna vertebral nunca vienen mal.

Todo esto suena tremendamente técnico y antes también lo parecía. Sin embargo, hoy en día los proveedores de mobiliario de oficina también han entendido que muchos empleados trabajan desde casa uno o varios días a la semana y han diseñado muebles cuyo ámbito de uso apenas se percibe a simple vista. Aunque su diseño suele ser más moderno que conservador, encajan bien en viviendas modernas.

Iluminación

Un aspecto que, según la opinión de la mayoría de los expertos, suele subestimarse más de lo debido es la iluminación (véase también el artículo Iluminación en la oficina: bombillas brillantes para mentes brillantes). Colocar simplemente una vieja lámpara de escritorio sobre la mesa de trabajo como fuente de luz quizá decorativa, pero en ningún caso profesional, no es ni de lejos suficiente. Hay dos cosas en las que deberían fijarse quienes acondicionan una oficina en casa, ya sea que conviertan el ático en una oficina diáfana con una moderna zona lounge y varios puestos de trabajo, o que añadan al dormitorio un rincón de trabajo separado. En primer lugar, debe entrar suficiente luz natural sobre la superficie de trabajo y, en segundo lugar, según la hora del día y la incidencia de la luz, debe haber suficientes fuentes de luz artificial que puedan encenderse cuando sea necesario.

Más concretamente, la superficie de trabajo debería estar colocada en un ángulo de noventa grados respecto a una ventana, de modo que durante el día la luz incida sobre el tablero desde la derecha o desde la izquierda. La luz artificial debería provenir de varias fuentes de luz en el techo y distribuirse de la forma más uniforme posible por la estancia. Para garantizar que la luz se refleje de manera uniforme hacia las zonas de la habitación alejadas de las ventanas, las superficies del mobiliario de trabajo deberían mantenerse, en la medida de lo posible, en un tono claro y mate. Para entenderlo mejor: las fuentes de luz puntuales e individuales provocan condiciones de iluminación desiguales; si además vienen de atrás o de frente, se reflejan en el monitor y generan reflejos que obligan a quien trabaja a evitarlos constantemente. Esto provoca malas posturas y tensiones musculares y, en última instancia, el trabajo se resiente. Se recomiendan lámparas LED con color de luz “luz diurna”, que hoy en día ya se pueden encontrar en grandes tiendas de muebles por menos de 5 euros. Recomendación adicional: lámparas fijas de luz diurna con suficiente potencia sobre el escritorio para disponer de luz de trabajo directa cuando las condiciones de iluminación sean deficientes.

Consejos y trucos

Queda la cuestión del maldito enredo de cables: cable de impresora, cable Ethernet, quizá escáner, estaciones de carga y teléfono; todos los dispositivos necesarios para el trabajo diario tienen la mala costumbre de ir unidos por un cable. Sus cordones tienden a acumularse en gruesos nudos bajo el escritorio y a enredarse sigilosamente alrededor de los pies. Para quien quiera protegerse de este tipo de traicioneros ataques de inmovilización, se recomienda un sistema de gestión de cables. Puede estar integrado en el mueble, pero también puede fabricarse uno mismo con una caja de zapatos siguiendo instrucciones de Internet. Como alternativa, han demostrado su utilidad los tubos que normalmente se instalan empotrados como canaletas para cables. Son económicos, se venden por metros en tiendas de bricolaje y no tienen nada que envidiar a los recogecables “profesionales”. Para distinguir los cables USB, también han resultado prácticas unas simples pinzas de la ropa, que sujetan el cable al borde de la mesa. Los clips también sirven y, además, quedan estilosos.

El orden también es media vida en el puesto de trabajo en casa; cuanto más pequeño sea, más imprescindible resulta para avanzar con concentración. Antes de que muchos montoncitos conviertan la búsqueda de papeles en una pesadilla, es mejor sacrificar unos cuantos metros cuadrados de pared para un tablón de anuncios donde todo el caos pueda fijarse ordenadamente con chinchetas, imanes o cinta adhesiva. Esto no solo aporta orden, sino también una visión rápida de conjunto. Los papeles de proyectos ya terminados pueden guardarse bien en cajas de cartón, apilarse formando una elegante torre de cajas y revisarse con regularidad para desechar lo innecesario.

Por último, por supuesto, tampoco debe faltar el toque personal, si es que aún no se ha reflejado en la elección de los muebles de trabajo y los materiales. Unas pinceladas del color favorito en la pared convierten el rincón de trabajo en un lugar acogedor que, además, se transforma visualmente en una isla de trabajo. Un marco antiguo con una foto de vacaciones o la portada del disco favorito sobre el escritorio aporta un toque aún más personal al puesto de trabajo, y unas flores frescas o una planta en maceta también ayudan a integrar estilísticamente el espacio de trabajo con el resto de la vivienda. No obstante, en el home office, como en la oficina diáfana, se cumple la misma regla: menos es más.

Sopesar las preferencias personales

Quien traslada su lugar de trabajo a casa no solo puede disfrutar de ventajas agradables. Según el Instituto Alemán de Investigación Económica, las personas que trabajan desde casa acumulan alrededor del doble de horas extra. Mientras que los compañeros en la oficina pueden dejar atrás el trabajo, en el teletrabajo los límites entre la vida laboral y la privada se difuminan. La cómoda silla de oficina parece invitar a trabajar más.

Para que esto no ocurra, se requiere un alto grado de autodisciplina. Durante el horario laboral central, hay que minimizar las distracciones para poder concentrar la atención en lo verdaderamente importante. Quien asuma este reto podrá disfrutar, al mismo tiempo, de las ventajas que suelen mencionarse con frecuencia:

• mayor facilidad para conciliar la vida laboral y familiar
• distribución flexible del tiempo de trabajo
• ahorro de tiempo y costes en el trayecto a la oficina

Ventajas del teletrabajo

Para saber si este amplio abanico de ventajas también puede enriquecer su día a día laboral, es necesario mirar más allá de la teoría. Quien decida, хотя sea a modo de prueba, trasladar el trabajo a sus propias cuatro paredes, percibirá rápidamente las ventajas individuales del teletrabajo. Tal vez sea una oportunidad para organizar en el futuro al menos una parte del tiempo de trabajo con mayor libertad. En cambio, quien no se atreva a dar este paso, seguirá sin descubrir por ahora las ventajas del teletrabajo.

¿Falta de productividad en el teletrabajo?

La productividad que finalmente se alcanza al trabajar desde casa no depende solo de un entorno de trabajo agradable con escritorio, ordenador y silla de oficina. De hecho, muchos empleadores siguen mostrándose reacios a tomar las conocidas ventajas del teletrabajo como motivo para implantar un nuevo concepto de trabajo, ya que temen una disminución de la productividad de sus empleados.

Mientras tanto, los expertos señalan que establecer rutinas fijas en la jornada laboral y definir objetivos claros para cada día de trabajo pesa más que la desaparición de la presión social derivada de la falta de supervisión por parte del jefe y los compañeros. Muchos empleados que destacan las ventajas del teletrabajo consideran incluso que, gracias al entorno de trabajo tranquilo, pueden rendir más. Por ello, merece la pena atreverse con este cambio al menos de forma temporal.