El álbum de fotos familiar compartido con los hermanos, el calendario de vacaciones en el departamento o la lista de la compra del smartphone para toda la familia: la colaboración social, o colaboración social empresarial, es el día a día. Diariamente, las personas trabajan juntas en una amplia variedad de proyectos a través de Internet, tanto a nivel profesional como privado. Gracias a la omnipresente nube, las rápidas conexiones a Internet y las posibilidades de aplicaciones casi ilimitadas, esto no es una tendencia sino más bien el futuro de la colaboración.
“Colaboración Social”: Software para proyectos privados, pequeñas empresas y emprendimientos más grandes
Para realizar un seguimiento de la creación de redes relacionadas con los proyectos, presentamos en una pequeña serie varias formas de aprovechar las ventajas de la colaboración social, ya sea para asuntos privados o profesionales. Después de una parte básica que ilustra a grandes rasgos el tema y una secuencia sobre programas con los que se pueden llevar a cabo proyectos privados y de pequeñas empresas. silla de oficina puede seguir, ahora un vistazo rápido a aplicaciones potentes y ampliables que podrían ser interesantes para usuarios privados experimentados o empresas más pequeñas.
Por supuesto, existe una limitación desde el principio: si el principio de “colaboración social” se implementara de manera consistente, toda la estructura operativa tendría que orientarse hacia la colaboración en red y en línea. Sería necesario un software programado para las necesidades específicas de la empresa, lo que haría innecesario saltar de una aplicación a otra. O un potente software que puede utilizarse para estructurar una empresa recién fundada. Una gran ventaja de la colaboración social constante es el ahorro de tiempo porque todos los hilos se reúnen en una interfaz de usuario, como la comunicación interna, la contabilidad o la programación de proyectos individuales. Esto significa que no hay pérdida de tiempo pensando en dónde ha guardado, enviado o archivado qué documento esta vez.
Incluso si esta reestructuración resulta difícil para la mayoría de las empresas existentes y, a los ojos de los pioneros de la colaboración social, poco hay peor que una reubicación gradual de los procesos individuales, que sólo puede reemplazar los procesos existentes y por lo tanto aporta poco progreso: hay unos pocos ayudantes individuales en red con los que se puede vivir la vida digital o trabajo diario se vuelve mucho más fácil.
Simplemente más rápido: intercambio de datos mediante transferencia web, colaboración mediante Dropbox
Tan pronto como se generan datos en cualquier ordenador o con un teléfono inteligente, surge la pregunta de cómo salen esos datos del dispositivo. Siempre que se trate de un documento de unos pocos megabytes que hay que trasladar, por ejemplo, del ordenador del trabajo al portátil privado, la solución es sencilla: por correo electrónico, si es necesario a través de WhatsApp o los servicios de datos integrados en el sistema de Apple, como AirDrop o iCloud, o sus homólogos de otros sistemas operativos. Las cosas se vuelven más interesantes cuando se juntan grandes cantidades de datos y se incluyen imágenes o vídeos, por ejemplo.
Una opción es Dropbox. El servicio gratuito de alojamiento de archivos almacena datos en un servidor y funciona según un principio bastante simple. Según el símbolo de una caja que se encuentra en Internet, el usuario puede colocar en ella tantas cosas o datos como quepa. Se accede al cuadro online directamente desde Internet. Escritorio fuera de. En concreto, tras el registro, se instala una carpeta en el dispositivo, que se sincroniza a través de Internet con una carpeta del servidor de Dropbox.
Lo más destacado: Dropbox funciona en todos los sistemas operativos comunes; Existe una aplicación de Dropbox para dispositivos móviles. Por ejemplo, si coloca una carpeta con imágenes de vacaciones desde su PC en Dropbox, podrá verla en todos los dispositivos conectados: en su teléfono inteligente, en su computadora portátil o en su tableta. Si desea compartir las imágenes de las vacaciones, también puede compartir carpetas, e incluso si alguien no tiene el programa instalado, puede ver las imágenes en el navegador mediante el enlace enviado. También es posible iniciar sesión en el sitio de Dropbox, por lo que los datos también se pueden editar o compartir desde un dispositivo de terceros. Esto permite editar documentos junto con varias personas, ver fotografías o enviar películas. También se pueden crear presentaciones con Dropbox. Actualmente se incluyen dos gigabytes de espacio de almacenamiento, que se pueden ampliar hasta un máximo de 16 gigabytes con un programa de bonificación. Si necesita más almacenamiento, puede suscribirse a la versión profesional por una tarifa mensual, que actualmente ofrece un terabyte de volumen de almacenamiento.
Sin embargo, hay un inconveniente. Los expertos critican repetidamente el almacenamiento no cifrado de los datos, de modo que, en teoría, los empleados de la empresa "Dropbox Inc" o los servicios secretos tendrían acceso a ellos. Con Dropbox Business, la empresa ofrece un servicio cifrado con el que equipos de hasta cinco usuarios pueden operar una cuenta, tener espacio de almacenamiento ilimitado y utilizar diversas funciones comerciales. Las alternativas que funcionan de manera similar o casi idéntica son Google Drive, SugarSync, OneDrive de Microsoft o FileSync; dos competidores de Dropbox, Box y SpiderOak, han entrado en la carrera y anuncian principalmente el almacenamiento seguro y cifrado de datos.
Solo recuerda todo: Evernote, Paper o Notes
Es cierto que ninguna aplicación podrá sustituir las pequeñas notas adhesivas de papel amarillo, que desde hace algún tiempo están disponibles en todos los colores del arcoíris. Guardan pensamientos, citas y listas de tareas incluso cuando la batería está agotada, la computadora está apagada o simplemente no hay tiempo para crear entradas en el calendario del teléfono inteligente. Sin embargo, como en muchas otras situaciones de la vida, ocurre lo mismo: la medida decide si tiene sentido o no. Seguramente todo el mundo conoce a algún colega cuyo monitor prácticamente ha desaparecido en el caos de los trozos de papel amarillos. Una vez que se alcanza una cierta cantidad de información, las cosas se vuelven confusas: hay necesidad de orden. Los escépticos digitales ingeniosos utilizan entonces el llamado diario de balas, que se puede hacer con prácticamente cualquier cuaderno.
Las instrucciones para ello están disponibles en Internet, donde, por supuesto, también puede encontrar muchas aplicaciones para tomar notas digitales. Lo que todos tienen en común es una función de búsqueda que le permite buscar rápidamente en el contenido de las respectivas notas digitales y encontrar temas específicos, incluso si están repartidos en varias notas diferentes. Cualquiera que haya crecido con papel, viva una vida digital de cualquier manera, pero todavía lamente el encanto analógico de los cuadernos, debería echar un vistazo a la aplicación Paper de “53”, que sólo está disponible para iPad y iPhone. Con un lápiz óptico, un dispositivo de entrada con forma de bolígrafo para ordenadores y PDA, se puede dibujar y pintar, pero también crear infografías, integrar fotografías y “pintar” listas de tareas pendientes. El bolígrafo, también desarrollado por “53”, reconoce la palma de la mano y evita así que cualquier otra cosa que no sea la punta del bolígrafo deje marcas en el billete. Entonces usarlo se siente bastante orgánico; Los bocetos, dibujos y notas manuscritas se pueden recopilar, clasificar y archivar en cuadernos virtuales.
Si no valora la entrada tipo lápiz, puede echar un vistazo más de cerca a la aplicación de notas proporcionada en los dispositivos Apple compatibles con iOS, que también se pueden ordenar en "cuadernos" similares a carpetas. Para los usuarios que sólo tienen dispositivos Apple, la sincronización en la nube es interesante, ya que permite, por ejemplo, que una nota pase del iPhone al portátil en un instante. Google ofrece un servicio multisistema que recopila pequeños blocs de notas, los sincroniza en todos los dispositivos posibles con todos los sistemas habituales y filtra el contenido mediante la famosa función de búsqueda de Google. La empresa Moleskine, conocida por sus portátiles, también ofrece una aplicación, pero sólo funciona en dispositivos móviles.
Evernote es una disciplina en sí misma. A primera vista, el software, disponible para todos los sistemas y tipos de dispositivos posibles, no es más que un programa para recopilar y guardar notas. De manera similar a los programas para tomar notas que están preinstalados en computadoras y teléfonos inteligentes, se pueden recopilar todo tipo de datos en notas virtuales individuales. Las ideas se pueden registrar en forma de texto, ilustradas con fotografías desde la aplicación, se pueden crear listas de tareas pendientes con pequeñas casillas para marcar y, en los dispositivos móviles, incluso se pueden agregar notas escritas a mano usando la pantalla táctil. Estas notas adhesivas virtuales, que pueden adoptar formas muy alargadas según el tipo y alcance de la idea, pueden luego clasificarse en cuadernos. La versión gratuita viene con un volumen de carga mensual; Si quieres subir más o usar Evernote para trabajar, puedes aumentar el volumen pagando mensualmente.
Lo sorprendente es la función de búsqueda, que puede incluso leer notas escritas a mano y buscar manuscritos escaneados, siempre que modere su búsqueda a un nivel que roce lo legible en general. Incluso en la versión básica gratuita, las notas se pueden compartir y editar con otros usuarios de Evernote. La versión empresarial, que según Evernote es utilizada actualmente por más de 20.000 empresas, cobra una tarifa mensual por usuario y, además de las funciones gratuitas comunes, permite debates en la aplicación y trabajo colaborativo con diversas herramientas empresariales. Con un poco de imaginación, los usuarios ingeniosos pueden convertir la versión básica en un potente programa de gestión de proyectos.
Al final de esta parte, una nota básica: este artículo solo pretende proporcionar una descripción general y de ninguna manera pretende ofrecer recomendaciones de compra o descarga. Los fabricantes de cada software ofrecen información actualizada sobre el uso de su producto en sus páginas de inicio, para que el lector interesado pueda decidir por sí mismo qué herramientas de colaboración social le convienen.