El álbum de fotos familiar compartido con los hermanos, el calendario de vacaciones del departamento o la lista de la compra en el smartphone para toda la familia: la social collaboration, o social business collaboration, forma parte de la vida cotidiana. Cada día, las personas colaboran a través de Internet en los proyectos más diversos, tanto en el ámbito profesional como en el privado. Gracias a la omnipresente nube, a las conexiones rápidas a Internet y a unas posibilidades de uso casi ilimitadas, no parece tratarse de una tendencia pasajera, sino más bien del futuro de la colaboración.
«Social Collaboration»: software para proyectos privados, pequeñas empresas y compañías de mayor tamaño
Para mantener una visión general en la interconexión orientada a proyectos, en una pequeña serie presentamos distintas formas de aprovechar las ventajas de la social collaboration, ya sea para asuntos privados o profesionales. Tras una parte introductoria que ofrecía una visión general del tema y una entrega sobre programas con los que pueden gestionarse proyectos privados y pequeños proyectos profesionales desde la silla de oficina, ahora echamos un breve vistazo a aplicaciones potentes y ampliables que pueden resultar interesantes para usuarios particulares avanzados o pequeñas empresas.
Por supuesto, al principio hay que hacer una salvedad: si el principio de la «social collaboration» se aplicara de forma coherente, toda la estructura operativa tendría que orientarse hacia la colaboración en red online. Para ello sería necesario un software programado según las necesidades concretas de la empresa, que hiciera innecesario ir saltando de una aplicación a otra. O un software potente cuyas posibilidades sirvieran de base para estructurar una empresa de nueva creación. De hecho, una gran ventaja de una social collaboration aplicada de forma consecuente es el ahorro de tiempo, ya que todos los hilos confluyen en una única interfaz: por ejemplo, la comunicación interna de la empresa, la contabilidad o la planificación de citas de cada proyecto. Así tampoco se pierde tiempo pensando dónde se ha guardado, enviado o archivado esta vez cada documento.
Aunque esta reestructuración resulta difícil para la mayoría de las empresas ya existentes y, a ojos de los defensores de la social collaboration, hay pocas cosas peores que trasladar procesos individuales poco a poco —ya que eso solo puede sustituir procedimientos ya existentes y, por tanto, aporta poco progreso—, sí existen algunas pequeñas ayudas conectadas con las que la vida digital o el día a día laboral se vuelve mucho más fácil.
Más rápido y sencillo: intercambio de datos por transferencia web, colaboración mediante Dropbox
En cuanto se generan datos en cualquier ordenador o con un smartphone, surge la pregunta de cómo sacar esos datos del dispositivo. Mientras se trate solo de un documento de unos pocos megabytes que, por ejemplo, deba moverse del ordenador de trabajo al portátil personal, la solución es sencilla: por correo electrónico, en caso necesario por WhatsApp o mediante servicios de datos integrados en el sistema de Apple, como AirDrop o iCloud, o sus equivalentes en otros sistemas operativos. La cosa se vuelve más interesante cuando se acumulan mayores cantidades de datos y se trata, por ejemplo, de imágenes o vídeos.
Una posibilidad es Dropbox. El servicio gratuito de alojamiento de archivos guarda los datos en un servidor y funciona según un principio bastante sencillo. Siguiendo la imagen de una caja colocada en Internet, el usuario puede meter en ella tantas cosas o datos como quepan. El acceso a la caja online se realiza a través de Internet directamente desde el escritorio. En concreto, tras el registro se instala una carpeta en el dispositivo que se sincroniza por Internet con una carpeta del servidor de Dropbox.
Lo mejor: Dropbox funciona en todos los sistemas operativos habituales; para dispositivos móviles existe una aplicación de Dropbox. Si, por ejemplo, guarda una carpeta con fotos de sus vacaciones desde el PC en Dropbox, podrá verla en todos los dispositivos conectados: en el smartphone, en el portátil o en la tablet. Si ahora quiere compartir las fotos de las vacaciones, también puede compartir carpetas; e incluso si alguien no tiene el programa instalado, podrá ver las imágenes en el navegador mediante un enlace enviado. También es posible iniciar sesión en la página de Dropbox, por lo que los datos también pueden editarse o compartirse desde un dispositivo ajeno. Así, es posible trabajar conjuntamente en documentos con varias personas, ver fotos o enviar películas. También se pueden crear presentaciones con Dropbox. Actualmente se incluyen dos gigabytes de espacio de almacenamiento, que pueden ampliarse hasta un máximo de 16 gigabytes mediante un programa de bonificación. Quien necesite más espacio puede suscribirse a la versión profesional por una cuota mensual, que actualmente ofrece un terabyte de capacidad de almacenamiento.
Sin embargo, hay un inconveniente. Los expertos critican una y otra vez el almacenamiento de los datos sin cifrar, de modo que, en teoría, empleados de la empresa «Dropbox Inc» o incluso los servicios secretos podrían tener acceso a ellos. Con Dropbox Business, la empresa ofrece un servicio cifrado con el que los equipos de hasta cinco usuarios pueden gestionar una cuenta, disponer de espacio de almacenamiento ilimitado y utilizar diversas funciones empresariales. Alternativas con un funcionamiento similar o casi idéntico son Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive o FileSync; con Box y SpiderOak han entrado en liza dos competidores de Dropbox que, sobre todo, promocionan la custodia segura y cifrada de los datos.
Recordarlo todo fácilmente: Evernote, Paper o Notes
Hay que admitirlo: ninguna app podrá sustituir tan fácilmente a los pequeños pósits amarillos de papel, que desde hace algún tiempo también están disponibles en todos los colores del arcoíris. También guardan pensamientos, citas y listas de tareas pendientes cuando la batería se agota, el ordenador está apagado o, sencillamente, no hay tiempo para crear entradas en el calendario del smartphone. Aun así, aquí se cumple, como en muchas otras situaciones de la vida, que la medida determina si algo tiene sentido o no. Cualquiera conoce a un compañero cuyo monitor ha quedado prácticamente oculto bajo el caos de notas amarillas. A partir de cierta cantidad de información, todo se vuelve confuso: hace falta orden. Los escépticos de lo digital más ingeniosos recurren entonces al llamado Bullet Journal, que puede hacerse con prácticamente cualquier cuaderno.
En internet hay instrucciones al respecto, donde, por supuesto, también se pueden encontrar muchas aplicaciones digitales de notas. Todas tienen en común una función de búsqueda para examinar rápidamente el contenido de las notas digitales y encontrar temas concretos, incluso cuando están repartidos entre varias notas diferentes. Quien haya crecido con el papel, lleve quiera o no una vida digital, pero aun así eche de menos el encanto analógico de los cuadernos, debería echar un vistazo a la app Paper de la empresa «53», que, sin embargo, solo está disponible para iPad y iPhone. Con un stylus, es decir, un dispositivo de entrada con forma de lápiz para ordenadores y PDA, se puede dibujar y pintar, pero también crear infografías, integrar fotos y “dibujar” listas de tareas pendientes. El lápiz, también desarrollado por «53», reconoce la palma de la mano y evita así que algo distinto de la punta deje marcas en la nota. De este modo, su uso resulta bastante orgánico; los bocetos, dibujos y notas manuscritas pueden recopilarse, clasificarse y archivarse en cuadernos virtuales.
Quien dé menos importancia a una entrada similar a la de un lápiz puede echar un vistazo más de cerca a la aplicación de notas incluida en los dispositivos Apple con iOS, que también puede organizarse en “cuadernos” similares a carpetas. Para los usuarios que disponen exclusivamente de dispositivos Apple, resulta interesante la sincronización en la nube, que permite, por ejemplo, trasladar una nota del iPhone al portátil en un abrir y cerrar de ojos. Google ofrece un servicio multiplataforma que recopila pequeños recordatorios, los sincroniza con todo tipo de dispositivos y con los sistemas más habituales, y filtra el contenido mediante la famosa función de búsqueda de Google. La empresa “Moleskine”, conocida por sus cuadernos, también ofrece una aplicación, aunque solo funciona en dispositivos móviles.
Evernote es un capítulo aparte. A primera vista, este software, disponible para todo tipo de sistemas y dispositivos, no es más que un programa para recopilar y guardar notas. Al igual que los programas de notas preinstalados en ordenadores y smartphones, permite reunir todo tipo de datos en notas virtuales individuales. Así, se pueden plasmar ideas en forma de textos, ilustrarlas con fotos directamente desde la aplicación, crear listas de tareas con pequeñas casillas para marcar e incluso, en dispositivos móviles, añadir notas manuscritas mediante la pantalla táctil. Estas pequeñas notas virtuales, que según el tipo y el alcance de la idea pueden llegar a adquirir formas bastante extensas, pueden ordenarse después en cuadernos. La versión gratuita incluye un volumen de carga mensual; quien quiera subir más contenido o utilizar Evernote con fines profesionales puede aumentar ese volumen mediante un pago mensual.
Lo sorprendente es la función de búsqueda, que incluso puede leer notas manuscritas y buscar en manuscritos escaneados, siempre que se modere la letra hasta un punto cercano a lo legible para todos. Ya en la versión básica gratuita, las notas pueden compartirse y editarse con otros usuarios de Evernote. La versión Business, que según Evernote utilizan actualmente más de 20 000 empresas, tiene un coste mensual por usuario y, a cambio, además de las funciones gratuitas habituales, permite mantener debates en la aplicación y trabajar en conjunto con distintas herramientas Business. Con un poco de imaginación, los usuarios más ingeniosos pueden incluso convertir la versión básica en un potente programa de gestión de proyectos.
Para terminar esta parte, una observación general: este artículo pretende ofrecer únicamente una visión general y en ningún caso recomendaciones de compra o de descarga. Los fabricantes del software correspondiente ofrecen en sus páginas web información actualizada sobre el uso de su producto, de modo que el lector interesado pueda decidir por sí mismo qué herramientas de colaboración social le resultan útiles.