La tecnología lo hace posible: hoy en día, personas individuales, equipos y grupos también pueden trabajar en un mismo proyecto aunque estén separados en el tiempo y el espacio, desde distintos escritorios. “Social Collaboration” es el término general para la colaboración a través de Internet; “Social Business Collaboration”, por su parte, se refiere al trabajo colaborativo en red dentro del entorno empresarial. Tras un primer artículo que abordó el tema de forma muy general, en esta segunda parte presentamos algunos ejemplos de programas con los que se pueden seguir proyectos privados y pequeños proyectos profesionales a través de la red global.
“Social Collaboration”: software para usuarios particulares y pequeñas tareas profesionales
El problema de una lista así, para empezar, es el siguiente: no existe una solución ideal para todas las necesidades posibles. Con un programa se pueden satisfacer más necesidades y con otro menos, en cuanto a cómo se pueden seguir distintos proyectos de forma ideal a través de Internet. Sin embargo, para una verdadera Social Business Collaboration será imprescindible contar con un software desarrollado específicamente para cada empresa. Las empresas que solo quieran gestionar en red determinadas áreas parciales deberían fijarse sobre todo en las soluciones habituales de los grandes proveedores. Y los particulares que, por ejemplo, quieran preparar juntos una invitación de cumpleaños o los voluntarios que deseen repartir determinadas tareas de la asociación entre más personas, deberían conocer algunas de las aplicaciones más comunes.
Un ejemplo muy sencillo de cómo funciona el trabajo conjunto en un proyecto a través de Internet es la lista de la compra compartida. Cualquiera que lleve una casa puede comprender con este sencillo ejemplo de Social Collaboration de qué se trata en esencia: una tarea clara, en este caso comprar distintos alimentos y artículos para el hogar, debe poder ser realizada por varias personas independientemente del tiempo y del lugar. Programas como „Buy Me a Pie“ o „Our Groceries“ tienen una ventaja esencial frente a la versión analógica de la shopping list, es decir, la lista de la compra: están disponibles prácticamente en cualquier lugar al mismo tiempo y, gracias a la integración en la „Cloud“, siempre están actualizados.
Para empezar: listas de la compra
Tomemos la siguiente situación: El gato merodea por la casa a primera hora de la mañana con una mirada de reproche, mientras el estallido diario de ira del padre procedente de la cocina hace suponer que la hija ha vuelto a dejar el cartón de leche vacío en la nevera. El hijo comenta con sarcasmo que su hermana sigue una política muy parecida con el papel higiénico y la madre – alguien tiene que ser pragmático – aprovecha la situación para evitar que en la despensa el vinagre, el aceite y el azúcar acaben igual que la leche y la comida para gatos. Hace oídos sordos al desagradable coro de reproches mutuos y maullidos gruñones y prefiere coger su smartphone. Crea una lista de la compra familiar, la comparte con el padre, la hija y el hijo, y va añadiendo uno tras otro comida para gatos, leche, papel higiénico, vinagre, aceite, azúcar y pan para la cena.
Cuando la familia sale luego para afrontar su jornada en distintos colegios (niños), en la oficina (padre) o bien en la agencia (madre), hay varias panaderías, supermercados y droguerías a lo largo de cada trayecto. Cuando la madre enciende su smartphone al salir del trabajo, ve que su marido ya ha comprado pan en la panadería durante la pausa del almuerzo y que la hija ha llevado a casa comida para gatos y papel higiénico de la droguería: los puntos correspondientes ya están marcados como “hechos”, así que a la madre solo le queda comprar leche, vinagre, aceite y azúcar en el supermercado cercano. Ella también tachará en caja los artículos ya comprados de la lista y, como la lista se actualiza constantemente a través de un servidor, el hijo encontrará una lista vacía al terminar su entrenamiento de fútbol. Naturalmente, solo si a la familia en casa no se le ocurre nada más: en teoría podrían añadirlo a la lista en cualquier momento y encargar así, por ejemplo, al hijo que haga una pequeña parada en la ferretería para comprar un recambio para la bombilla que acaba de fundirse.
Este ejemplo muestra de forma muy sencilla, pero fundamental, dónde residen los puntos fuertes de la colaboración social: un grupo de personas que se encuentran en distintos lugares y en distintos momentos puede llevar adelante con éxito un proyecto común. Así funcionan la mayoría de los programas, siguiendo el principio básico de este tipo de aplicaciones de listas de la compra. Da igual que se ejecuten en un PC, en un teléfono Android o en una tablet con iOS, o que incluyan algunas funciones adicionales que permitan a los usuarios, por ejemplo, mantener bases de datos, editar documentos o recopilar contenidos multimedia. Por cierto, las listas digitales de tareas también funcionan según el principio de la lista de la compra. A menudo están enriquecidas con algunas funciones adicionales.
Un poco más complejas: listas de tareas
Todo el que alguna vez haya tenido que enfrentarse a un proyecto largo conoce este principio: una lista en la que al principio se ha plasmado con esmero y claridad una hoja de ruta hace pequeñas maravillas a la hora de llevarla a la práctica con constancia. El trabajo de planificación inicial ya está hecho; a partir de ese momento, la mente queda libre para ir completando los puntos uno tras otro de forma orientada al objetivo. "Wunderlist" es uno de esos pequeños ayudantes útiles.
"Todoist", "Taasky", "Google Notizen" o "Any.do" son otros. Según el caso, además de la posibilidad obligatoria de crear listas en común o marcar puntos individuales como "hecho", estas listas cuentan con funciones útiles como recordatorios basados en la ubicación. Si, por ejemplo, para el punto "comprar pan" se introduce la dirección de la panadería, se activa una alarma de recordatorio en cuanto se detecta que el propietario del smartphone está cerca de esa panadería. Como alternativa, también se puede indicar un momento concreto, asignar tareas específicas a distintos usuarios o añadir archivos adjuntos a puntos concretos, como indicaciones de ruta o recetas.
Eso sí: los nombres de software mencionados deben entenderse realmente como ejemplos y no como recomendaciones. Ante la enorme cantidad de programas útiles que existen, es prácticamente imposible dar consejos concretos. Merece la pena comparar los detalles y averiguar individualmente qué app o qué programa se ajusta mejor a las necesidades personales. Otro criterio de selección puede ser para qué plataformas se ofrece el software: si en casa, en una asociación o en la empresa se utilizan distintas plataformas, tiene sentido encontrar un denominador común: un programa que, por ejemplo, esté disponible para Android, Windows, Mac e iOS. También puede resultar práctico que el programa no solo funcione en el dispositivo móvil, sino también en el PC o Mac; así se puede acceder a la herramienta de colaboración social tanto desde la silla de oficina de la empresa como desde el smartphone durante un viaje en tren o desde la tableta en el salón de casa.
Para usuarios avanzados: gestión de proyectos
Lo mismo se aplica, en mayor medida aún, al siguiente nivel: la gestión de proyectos. Los programas con los que se pueden planificar y, en su caso, gestionar procesos más complejos deberían poder ejecutarse en paralelo en el mayor número posible de dispositivos. Con programas de gestión de proyectos como el veterano “Things” para Mac, es posible crear numerosas listas de tareas, agruparlas en carpetas y ordenarlas según distintos parámetros; sin embargo, este software solo está disponible para productos Apple. Permite gestionar y categorizar listas de muy distinto tipo y mantenerlas sincronizadas en el iPhone, el iPad, el Mac o el Macbook. Las fechas de vencimiento y las entradas actuales se muestran en un resumen diario, y las tareas individuales pueden marcarse con una prioridad.
Microsoft también ofrece un software de este tipo desde hace más de 30 años: “Microsoft Project”, que hoy en día, por supuesto, también funciona con la nube. “Wrike” ofrece muchas funciones diferentes, junto con una completa gestión documental e integración de programas habituales. “Basecamp” es un software centrado en compartir archivos, la gestión de tareas y los debates, y naturalmente también en la comunicación. También merece la pena echar un vistazo a “Wunderlist”, disponible además para todo tipo de plataformas y conocida en todo el mundo para uso privado, que ahora también se ofrece en una versión de gestión de proyectos con numerosas funciones empresariales.