Planificación de oficinas: cómo planificar su oficina para que trabajar funcione de verdad
Una oficina se monta rápidamente. Una oficina en la que se trabaja a gusto y de forma saludable solo surge con una buena planificación. Quien primero compra los muebles y después se da cuenta de que la cajonera con ruedas bloquea la puerta, la luz se refleja en el monitor y ya no queda sitio para el tercer miembro del equipo, paga dos veces: con dinero y con paciencia.
Esta guía le muestra cómo funciona una planificación de oficinas profesional paso a paso: desde el análisis de necesidades hasta el plano, la ergonomía y la iluminación, pasando por la acústica, el espacio de almacenamiento y la gestión del cableado. Además, recibirá medidas concretas, los puntos clave de la normativa sobre lugares de trabajo y una respuesta a la pregunta de cómo planificar para que su oficina crezca al mismo ritmo que el equipo.
Qué puede salir mal en la planificación de una oficina (y cómo evitarlo)
Quien quiera planificar una oficina suele tener las mismas preocupaciones. Están justificadas, pero tienen solución:
- Espacio mal aprovechado: Pasillos demasiado estrechos, muebles en la pared equivocada, rincones sin uso.
- Mala iluminación y caos de cables: Deslumbramientos, sombras sobre el escritorio, riesgo de tropiezos debajo de la mesa.
- Dolor de espalda en el equipo: Una silla o mesa que no se puede ajustar pasa factura al cabo de semanas, no de horas.
- Compras equivocadas costosas: Muebles que no encajan en el espacio o que dejan de ser suficientes con la siguiente incorporación.
- Incertidumbre sobre la normativa: ¿Cuánto espacio corresponde a cada puesto de trabajo y qué exige la legislación?
La solución es siempre la misma: planificar de lo general a lo particular. Primero el espacio y las necesidades, después las zonas y los recorridos, y por último los puestos de trabajo y los muebles.
Paso 1: análisis de necesidades y plano
Antes de elegir una sola silla, recopile datos. Mida cada estancia y anote en el plano las ventanas, puertas, radiadores, enchufes y conexiones de datos. A continuación, aclare:
- ¿Cuántos puestos de trabajo necesita hoy y dentro de dos o tres años?
- ¿Quién trabaja principalmente de forma concentrada, quién habla mucho por teléfono y quién tiene contacto con clientes?
- ¿Qué salas o superficies adicionales se necesitan: zona de reuniones, zona de descanso, archivo, impresora?
¿Cuánto espacio necesita un puesto de trabajo?
Como orientación, para puestos de trabajo con pantalla se consideran 8 a 10 m² en una oficina individual o compartida y 12 a 15 m² en una oficina abierta, en ambos casos incluyendo la parte proporcional de zonas de paso y superficies auxiliares. Además, la normativa sobre lugares de trabajo (ASR A1.2) exige una superficie libre de movimiento de al menos 1,5 m² en el puesto de trabajo, que debe tener una profundidad mínima de 1 m.
Zonas en lugar de filas de muebles
Un buen concepto de oficina distribuye el espacio según la actividad, no al azar:
- Zona de concentración: puestos de trabajo tranquilos, a ser posible alejados de las zonas de paso y de la cocina office.
- Zona de comunicación: mesa de reuniones, reuniones de pie, cabina telefónica.
- Zona de descanso y recepción: aquí se decide la primera impresión de clientes y candidatos.
Zonas de paso y vías de evacuación
Planifique los recorridos principales con al menos 1 m de ancho y mantenga despejadas de forma permanente las vías de evacuación y las puertas. Un consejo práctico: dibuje el recorrido desde la entrada hasta la cocina office y la impresora. Si cruza un puesto de trabajo de concentración, la zonificación aún no es correcta.
Paso 2: ergonomía e iluminación
Una planificación ergonómica de la oficina determina si su equipo seguirá trabajando de forma saludable dentro de tres años. Los aspectos más importantes:
El puesto de trabajo en detalle
- Escritorio: Se recomienda una superficie de 160 × 80 cm para que haya espacio para el monitor, el teclado y los documentos.
- Pantalla: distancia de unos 50 a 70 cm, con el borde superior a la altura de los ojos o ligeramente por debajo.
- Postura al sentarse: pies apoyados en el suelo, muslos en posición horizontal, codos aproximadamente en ángulo recto respecto al tablero de la mesa.
- Silla de oficina: la altura del asiento, la profundidad del asiento, el respaldo y los reposabrazos deben poder ajustarse individualmente. Encontrará modelos adecuados entre las sillas de oficina ergonómicas y en la vista general de todas las sillas de oficina.
Sentarse, estar de pie, moverse
La mejor forma de sentarse es la que se abandona con regularidad. Un escritorio regulable en altura hace que alternar entre sentarse y estar de pie forme parte natural de la jornada laboral. Quienes comparten un mismo puesto entre varias personas, por ejemplo con desk sharing, se benefician el doble: cada uno ajusta la altura a su medida en cuestión de segundos. Encontrará más opciones en nuestra categoría de escritorios.
Planificar correctamente la luz
- Para el trabajo con pantallas, según ASR A3.4, lo habitual son 500 Lux en el puesto de trabajo.
- Coloque los monitores de lado respecto a la ventana, nunca delante ni justo enfrente, para evitar deslumbramientos y reflejos.
- Combine la luz natural con una lámpara de trabajo antideslumbrante y una iluminación ambiental indirecta.
Paso 3: acústica, espacio de almacenamiento y gestión del cableado
El ruido reduce la concentración
Para actividades principalmente intelectuales, según ASR A3.7, se aplica un nivel de evaluación de como máximo 55 dB(A). En oficinas abiertas, esto solo se consigue con protección acústica: mamparas divisorias, paneles de sobremesa, paneles acústicos y materiales blandos reducen la reverberación y el ruido de las conversaciones. Encontrará soluciones adecuadas en Acústica & separación de espacios.
El orden también se planifica
El desorden surge allí donde falta espacio de almacenamiento o está demasiado lejos. Por eso, planifíquelo desde el principio:
- Espacio de almacenamiento personal en el puesto: un cajón móvil con ruedas debajo de la mesa que pueda apartarse cuando sea necesario.
- Almacenaje compartido: armarios de oficina y estanterías de oficina para archivos, material y archivo, preferiblemente en una pared fuera de la zona de concentración.
- Gestión de cables: canaletas para cables, bandejas portacables bajo el tablero y regletas con interruptor mantienen el suelo despejado y evitan tropiezos.
Planificar con flexibilidad: cuando el equipo crece
Los conceptos de espacio rígidos salen caros en cuanto el equipo cambia. Estos principios de planificación le mantendrán flexible:
- Modular en lugar de a medida: las mesas y cajoneras estandarizadas pueden reubicarse y ampliarse.
- Prever margen: deje deliberadamente uno o dos puestos o una superficie libres, en lugar de ocupar cada metro cuadrado.
- Equipamiento básico uniforme: sillas y mesas iguales facilitan los cambios dentro del equipo y los nuevos pedidos.
- Comprobar el desk sharing: con mucho teletrabajo, a menudo basta una proporción de menos de un puesto de trabajo por empleado. Eso ahorra espacio y mobiliario.
También conviene planificar el presupuesto: invierta primero en lo que se usa a diario durante ocho horas, es decir, en la silla y la mesa. Los accesorios y el almacenaje pueden añadirse más adelante.
El paquete básico para un buen equipamiento de oficina
- Puesto de trabajo: escritorio de altura regulable más silla de oficina ergonómica
- Almacenaje: cajonera con ruedas, armarios de oficina y estanterías de oficina
- Tranquilidad: separadores acústicos y separadores de espacios
- Vista general: todo el mobiliario de oficina de un vistazo
Encontrará más ideas de diseño después de la planificación en nuestra guía para amueblar la oficina: consejos e ideas para la oficina perfecta.
Su siguiente paso
Mida su espacio, haga un plano aproximado y defina las zonas. Después elija los muebles, algo que resulta mucho más fácil con un plan claro. En sillasdeoficina24 encontrará todo de un solo proveedor: sillas de oficina, escritorios, muebles de oficina y accesorios para el equipamiento completo de la oficina. Si tiene preguntas sobre la planificación, nuestro equipo estará encantado de asesorarle personalmente.