Existen estudios interesantes que afirman que los empleados no deberían trabajar más, sino de forma más eficiente. El trabajo que se realiza en una semana normal de 40 horas también podría completarse en una semana de 30 horas. Trabajar de forma eficiente no depende del tiempo de trabajo, sino de cómo se aprovecha el tiempo disponible y de qué condiciones se le ofrecen al trabajador.
- ¿Por qué no puede trabajar de forma más eficiente?
- Aumentar la productividad laboral en la oficina: mantener a la vista lo más importante
- Trabajar de forma más productiva en la oficina: hacer pausas
- Conclusión: trabajar de forma más eficiente en la oficina mediante estructura, pausas y el equipamiento adecuado
¿Por qué no puede trabajar de forma más eficiente?
Es cierto que esta pregunta puede hacer que más de uno se sienta aludido. Pero es un hecho que la mayoría de los empleados quieren trabajar de forma más eficiente, aunque no lo consiguen. Trabajan durante más tiempo e intentan aumentar la productividad laboral. Hacen cada vez más horas extra y, aun así, no logran el resultado deseado. La razón es que no se trabaja de forma más productiva por alargar la jornada laboral. Lo importante es aprovechar mejor el tiempo disponible. En este sentido, existe una diferencia entre “eficiencia” y “eficacia”. La primera se refiere al camino para lograr un resultado. ¿Cómo se alcanza exactamente ese resultado? La eficacia, en cambio, no tiene en cuenta los medios ni el tiempo necesarios para lograr el resultado, sino si se ha alcanzado el objetivo fijado. Por tanto, trabaja con eficacia cualquiera que alcanza un objetivo determinado, pero eso no significa necesariamente que trabaje de forma eficiente.
También es posible que el equipamiento de oficina impida trabajar de forma eficiente. Los siguientes problemas pueden afectar a la eficiencia en el trabajo:
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falta de ergonomía en el puesto de trabajo
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falta de altura óptima del escritorio
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falta de altura de asiento óptima en la silla
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escritorio desordenado
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falta de estructuración de los procesos y proyectos / escasas posibilidades de archivo
Está demostrado que muchos empleados pierden demasiado tiempo buscando cosas: los documentos y papeles no están claramente asignados a cada proceso, la correspondencia está “enterrada” sobre la mesa y las carpetas no tienen espacio en armarios de oficina adecuados. Por eso, para poder trabajar de forma más productiva, ya al amueblar la oficina conviene tener en cuenta, por un lado, la ergonomía y, por otro, la necesidad de contar con suficientes espacios de almacenamiento y armarios.
Aumentar la productividad laboral en la oficina: mantener a la vista lo más importante
Para poder trabajar de forma eficiente, merece la pena examinar con ojo crítico todo el entorno de trabajo. Quien quiera trabajar de forma productiva necesita tranquilidad. Aunque algunas mentes creativas logren sus mejores ideas y resultados con música alta, esto no es lo habitual. Quien pueda trabajar con más concentración influye así de forma duradera en la productividad laboral en la oficina. Sin embargo, la acústica también es importante. Especialmente en las oficinas diáfanas, los empleados suelen molestarse entre sí. En este caso conviene al menos colocar separadores que permitan una separación visual y, al menos en parte, acústica de los distintos puestos de trabajo.
También resulta útil una lista de tareas ordenada según la importancia de cada una. Con ella no solo se puede aumentar la eficiencia en el trabajo, sino también la motivación en el puesto de trabajo. Quien ve cuántas tareas ya ha completado está mucho más motivado. Para ello, sin embargo, es importante dividir también los proyectos grandes en pequeñas subtareas. Solo así el avance del trabajo resulta motivador y permite a los empleados trabajar de forma productiva. La clave está en mantener siempre a la vista lo más importante, porque quien quiera trabajar de forma más eficiente no debe dejarse distraer por lo irrelevante. La concentración y la motivación permiten trabajar de forma eficiente en la oficina.
Trabajar de forma más productiva en la oficina: hacer pausas
Suena paradójico, pero quien quiera trabajar de forma más eficiente debe hacer pausas más a menudo. En las pausas, la mente se recupera después de haber tenido que trabajar con concentración durante mucho tiempo. En la conversación con los compañeros pueden surgir nuevos impulsos e ideas que aumenten la productividad laboral. Para poder trabajar de forma más eficiente, las fases de concentración y de descanso deben guardar una proporción adecuada entre sí. En estas pausas también se pueden mitigar las influencias molestas. Si en verano hace especialmente calor, a menudo no es posible trabajar de forma eficiente. La concentración y la motivación disminuyen, y la eficacia baja de forma notable.
¡Una pausa con los compañeros es justo lo que hace falta! En el banco a la sombra, las cabezas acaloradas se recuperan y se puede volver al trabajo con más energías. Importante para trabajar de forma más eficiente: la silla de oficina no debe ser una compañera para todo el día. Aunque sea cómoda y ergonómica, quien quiera trabajar de forma más eficiente se levanta de la silla una y otra vez. Moverse durante las pausas ayuda a desconectar mejor que pasar el tiempo libre del desayuno o de la comida delante del ordenador. Para trabajar de forma eficiente en la oficina, por eso es importante darle la espalda de vez en cuando.
Conclusión: trabajar de forma más eficiente en la oficina mediante estructura, pausas y el mobiliario adecuado
Para empresarios y directivos es importante que trabajar de forma eficiente sea algo natural. Pero para ello tienen que hacer bastante. Unos muebles de oficina adecuados para amueblar la oficina, así como crear suficientes espacios de almacenamiento, son los primeros pasos para poder trabajar de forma más eficiente en la oficina. Además, la temperatura, la acústica, la ventilación y la estética deben ser las adecuadas. Un empleado que se siente a gusto está más motivado y puede trabajar con mayor eficiencia. Además, cada uno puede hacer algo por su cuenta para trabajar de forma más eficiente: estructurar el propio trabajo, hacer pausas y eliminar los ladrones de tiempo son los requisitos más importantes para poder trabajar de forma eficiente.